Buku Pengawasan Gaji
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | Buku Pengawasan Gaji (judul berubah jadi “Saldo Akhir Hutang Gaji” di tahun LAMPAU) |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Buku Pengawasan → Gaji |
| Lokasi (Tahun LAMPAU) | Sidebar → Data Awal → Hutang → Gaji |
| Tipe Halaman | List (per bulan) + Form Input Gaji (modal) |
| Mode Pemakaian | CRUD + Bayar |
| Fitur | Input, Edit, Hapus, Bayar, Lihat Detail Pembayaran, Lihat Jurnal, Ganti Tahun, Ganti Mode Tampilan (REKAP / DETAIL / ALL), Drill-Down |
| Filter | Tahun, Mode Tampilan, Bulan (saat drill-down) |
2. Deskripsi Singkat
Buku Pengawasan Gaji adalah halaman untuk mencatat dan melacak hutang gaji perusahaan ke karyawan per bulan. Berbeda dengan aplikasi payroll yang fokus per-karyawan, Booku memandang gaji sebagai tagihan korporat per bulan — Anda input sekali sebulan (atau beberapa kali kalau ada gelombang pembayaran), lalu Booku otomatis bentuk jurnal yang sangat detail (sampai 23 baris debet + 11 baris kredit) untuk pencatatan akuntansi yang akurat.
Setiap baris di tabel mewakili 1 bulan (di mode REKAP) atau 1 input gaji (di mode DETAIL/ALL). Anda bisa langsung melakukan pembayaran ke karyawan dari menu ini — tanpa perlu pindah ke menu Bukti Pengeluaran.
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Jurnal granular otomatis — sekali Simpan, Booku bentuk sampai 23 baris debet + 11 baris kredit terpisah per komponen biaya (Gaji, BPJS TK JKK/JKM, BPJS TK JHT/IP, BPJS Kesehatan, Tunjangan PPh 21, dll.). Anda tidak perlu hafal akun mana yang dipakai.
- Auto-fill potongan BPJS — saat Anda mengisi komponen BPJS, field Potongan BPJS otomatis terhitung. Sinkron dengan menu Buku Pengawasan Turunan Gaji.
- PPh Pesangon cerdas — kalau Pesangon > Rp 50 juta, Booku otomatis tanya apakah ada PPh untuk Pesangon. Anda tidak perlu hafal tarif progresifnya.
- 3 mode tampilan — REKAP (12 bulan ringkas), DETAIL (1 bulan rinci), ALL (1 tahun lengkap dengan subtotal). Pilih sesuai kebutuhan.
- Pembayaran 1-klik — klik Bayar, form Pengeluaran Bank/Cash terbuka dengan tagihan dan sisa pembayaran sudah terisi otomatis.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Buku Pengawasan Gaji di Booku
4. Kegunaan
Pakai menu ini saat:
| Skenario | Yang Dilakukan |
|---|---|
| Akhir/awal bulan, hitung gaji karyawan | Input Gaji untuk bulan tsb (komponen Produksi + Administrasi + Potongan) — Booku otomatis bentuk jurnal |
| Mau bayar gaji karyawan | Klik kanan baris bulan → Bayar → form Pengeluaran terbuka dengan sisa pembayaran terisi |
| Mau lihat status pembayaran semua bulan | Mode REKAP — 12 baris bulan + kolom Sisa Pembayaran + status Lunas/Belum Lunas |
| Mau lihat rincian gaji 1 bulan tertentu | Filter Bulan = nama bulan (mode DETAIL) — tampil semua input gaji bulan tsb |
| Mau cetak laporan komprehensif setahun | Filter Bulan = ALL — semua rincian dengan subtotal per bulan + grand total |
| Mau input saldo awal hutang gaji (Tahun Buku LAMPAU) | Pakai via Data Awal → Hutang → Gaji |
| Edit / hapus input gaji yang salah | Klik kanan baris di mode DETAIL/ALL → Edit / Hapus (asalkan tahun aktif & belum dibayar) |
5. Pra-syarat
Sebelum pakai menu ini, pastikan:
- COA Tautan sudah ter-set untuk semua akun yang dipakai (Biaya Gaji Produksi, Biaya Gaji Administrasi, Biaya BPJS, Hutang Gaji, Hutang BPJS, Hutang PPh 21 Rutin/Pesangon, dst.) — biasanya sudah default saat registrasi perusahaan
- Tahun Buku Aktif sudah benar (lihat indikator di pojok kanan atas)
- Data Karyawan sudah terisi (untuk Lawan Transaksi otomatis “Karyawan”)
- Komponen gaji per divisi sudah ditentukan kebijakannya (mana yang masuk Produksi, mana Administrasi — biasanya keputusan dari sisi accounting/HR perusahaan)
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Buka Menu
- Klik Buku Pengawasan di sidebar
- Klik Gaji
Halaman akan menampilkan tabel dengan mode REKAP (default) — 12 bulan Januari–Desember untuk Tahun Buku Aktif.
6.2 Ganti Tahun yang Ditampilkan
Di header halaman, ada dropdown Tahun. Pilih tahun lain untuk melihat data tahun tersebut. Tahun-tahun yang tersedia adalah tahun yang sudah punya database transaksi (tahun yang sudah pernah dibuka).
6.3 Ganti Mode Tampilan
Dropdown Bulan sekaligus jadi pemilih mode:
| Pilihan | Mode |
|---|---|
| REKAP (default) | 12 bulan ringkas, 1 baris per bulan |
| Januari, Februari, …, Desember | DETAIL — rincian input gaji bulan tertentu |
| ALL | Semua input gaji setahun, dikelompokkan per bulan |
6.4 Input Gaji Baru
- Klik tombol Tambah di toolbar (atau + Tambah di pojok kanan atas)
- Form Input Gaji akan muncul dengan layout 3-panel:
- Header: Bulan, Tanggal, pilihan PPh Rutin (Dipotong/Ditanggung), pilihan PPh Pesangon (Dipotong/Ditanggung, otomatis aktif jika Pesangon > 50jt)
- Bagian Produksi (panel kiri): Gaji 1-4 + THR/Bonus + Tunjangan PPh 21 + BPJS TK JKK/JKM + BPJS TK JHT/IP + BPJS Kesehatan + Asuransi + Pesangon + 2 field “Dibayar Karyawan”
- Bagian Administrasi (panel tengah): struktur identik dengan Produksi
- Potongan + Ringkasan (panel kanan): 8 jenis potongan + subtotal otomatis (Jumlah Gaji Kotor, Jumlah Potongan, Jumlah Gaji Dibayarkan)
- Pilih Bulan — Tanggal Transaksi otomatis terisi tanggal 24 bulan tsb (umumnya tanggal cut-off payroll)
- Pilih mode PPh Rutin (Dipotong = potong dari gaji; Ditanggung = perusahaan bayar)
- Isi komponen Bagian Produksi & Administrasi sesuai data divisi
- Subtotal akan otomatis dihitung saat Anda mengetik (Jumlah Gaji Bagian Produksi, Jumlah Gaji Bagian Administrasi, Jumlah Gaji Kotor)
- Isi kolom Potongan — kalau ada potongan BPJS Kesehatan/TK, biasanya otomatis terisi dari komponen BPJS yang sudah Anda input
- Jika Pesangon > Rp 50 juta dan mode TAMBAH, Booku akan tanya: “Apakah ada PPh untuk Pesangon?” — jawab Ya untuk aktifkan field PPh Pesangon
- Klik Simpan
Booku akan otomatis bentuk jurnal voucher (NomorJV baru) dan simpan ke tabel pengawasan gaji.
6.5 Edit Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris input gaji → Edit
- Form Input Gaji terbuka dengan data terisi
- Ubah field yang perlu, lalu Simpan
Catatan:
- Mode EDIT: tombol Reset disabled, pilihan PPh Rutin & Pesangon disabled (tidak bisa ganti mode setelah save pertama)
- Hanya bisa edit jika tahun aktif & belum ada pembayaran untuk bulan tsb
6.6 Hapus Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris input gaji → Hapus
- Konfirmasi penghapusan
Catatan: Hanya level SuperUser (admin tertinggi) yang bisa hapus. Hapus juga akan menghapus jurnal voucher terkait.
6.7 Bayar Gaji
- Filter Bulan ke mode REKAP
- Klik kanan baris bulan yang belum lunas (kolom Sisa Pembayaran > 0) → Bayar
- Drawer Detail Pembayaran terbuka di sisi kanan, sekaligus modal Input Pengeluaran Bank/Cash muncul dengan:
- Kategori: Pembayaran Hutang (terkunci)
- Peruntukan: Pembayaran Hutang Gaji (terkunci)
- Kode/Nama Lawan Transaksi: terisi otomatis (KRY / Karyawan)
- Tabel kanan: 1 baris tagihan “Pembayaran Gaji {Bulan}” dengan Jumlah Tagihan, Sudah Dibayar, Sisa Tagihan, dan Jumlah Bayar default = sisa
- Pilih Sarana Pembayaran (bank / cash)
- Pilih Tanggal Bayar
- Sesuaikan Jumlah Bayar kalau perlu (boleh kurang dari sisa untuk pembayaran parsial)
- Klik Simpan
6.8 Lihat Detail Pembayaran
- Mode REKAP, double-click baris bulan atau klik kanan → Detail Pembayaran
- Drawer terbuka di kanan dengan:
- Info Header: Nomor BPHG, Bulan, Jumlah Gaji Dibayarkan
- Tabel Pembayaran: tanggal, No. KK, Penerima, Jumlah Bayar
- Summary: Jumlah Gaji Dibayarkan (Hutang), Total Pembayaran, Sisa Pembayaran, Status (Lunas / Belum Lunas)
- Di drawer Anda juga bisa: tambah pembayaran lagi (kalau belum lunas), lihat jurnal pembayaran via menu ⋮
6.9 Lihat Jurnal Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris → Lihat Jurnal
- Modal Jurnal Voucher muncul menampilkan ~30+ baris jurnal (Debet komponen biaya + Kredit potongan + Kredit Hutang Gaji)
6.10 Drill-Down dari Mode REKAP ke DETAIL Bulan
Di mode REKAP, double-click baris bulan → filter Bulan otomatis berubah ke nama bulan tsb (mode DETAIL). Berguna kalau Anda mau lihat rincian gaji bulan tsb tanpa pakai dropdown.
7. Penjelasan Field/Input (Form Input Gaji)
7.1 Header
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Bulan | Bulan yang gajinya di-input | Ya | Mode EDIT: terkunci |
| Tanggal Transaksi | Tanggal pencatatan jurnal | Ya | Auto-fill ke tanggal 24 bulan terpilih; tahun harus = Tahun Buku Aktif |
| PPh Rutin | Mode PPh 21 untuk gaji rutin (Dipotong/Ditanggung) | Ya | Mode EDIT: terkunci |
| PPh Pesangon | Mode PPh 21 untuk Pesangon | Tidak (kecuali ada Pesangon > 50jt) | Auto-enable jika Pesangon > 50jt |
7.2 Bagian Produksi (& Administrasi — struktur identik)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Gaji 1-4 | Gaji pokok + tunjangan tetap (4 slot) | Tidak | Kolom 2-4 untuk komponen tambahan (mis. tunjangan jabatan, transport) |
| THR/Bonus | THR & bonus | Tidak | |
| Tunjangan PPh 21 | Tunjangan untuk meng-cover PPh 21 (gross-up) | Tidak | |
| BPJS TK JKK/JKM | Iuran BPJS TK porsi perusahaan (JKK + JKM) | Tidak | |
| BPJS TK JHT/IP | Iuran BPJS TK porsi perusahaan (JHT + JP/IP) | Tidak | |
| BPJS Kesehatan | Iuran BPJS Kesehatan porsi perusahaan | Tidak | |
| Asuransi Karyawan | Asuransi swasta tambahan | Tidak | |
| Pesangon Karyawan | Pesangon (PHK / pensiun) | Tidak | Trigger toggle PPh Pesangon jika > 50jt |
| Jumlah Gaji Produksi/Adm | Subtotal otomatis | (auto) | Read-only |
| BPJS TK JHT/IP Dibayar Karyawan | Porsi karyawan (pengurang) untuk auto-fill Potongan BPJS TK | Tidak | |
| BPJS Kesehatan Dibayar Karyawan | Porsi karyawan (pengurang) untuk auto-fill Potongan BPJS Kes | Tidak |
7.3 Potongan
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Potongan Hutang BPJS Kesehatan | Iuran BPJS Kesehatan yang dipotong dari gaji | Tidak | Auto-fill dari komponen BPJS Kesehatan |
| Potongan Hutang BPJS Ketenagakerjaan | Iuran BPJS TK yang dipotong dari gaji | Tidak | Auto-fill dari komponen BPJS TK |
| Potongan Hutang Koperasi | Simpanan / angsuran koperasi karyawan | Tidak | |
| Potongan Hutang PPh 21 Rutin | PPh 21 dipotong dari gaji rutin | Wajib jika PPh Rutin = Dipotong | |
| Potongan Hutang PPh 21 Pesangon | PPh 21 dipotong dari Pesangon | Wajib jika PPh Pesangon = Dipotong | |
| Potongan Hutang Serikat | Iuran serikat pekerja | Tidak | |
| Potongan Kasbon Karyawan | Pelunasan kasbon karyawan | Tidak | |
| Potongan Lainnya | Potongan lain-lain | Tidak | |
| Jumlah Potongan | Subtotal otomatis | (auto) | Read-only |
7.4 Ringkasan
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Jumlah Gaji Kotor | Produksi + Administrasi | (auto) | Read-only |
| Jumlah Gaji Dibayarkan | Gaji Kotor − Potongan | (auto) | Read-only. Tidak boleh negatif |
| PPh Ditanggung Rutin | PPh 21 Rutin yang perusahaan tanggung | Wajib jika PPh Rutin = Ditanggung | |
| PPh Ditanggung Pesangon | PPh 21 Pesangon yang perusahaan tanggung | Wajib jika PPh Pesangon = Ditanggung | |
| Keterangan | Catatan tambahan | Tidak |
8. Cara Kerja di Balik Layar
Saat Anda klik Simpan di form Input Gaji, Booku melakukan:
- Validasi 9 langkah (Bulan terisi, Tanggal valid, PPh mode konsisten dengan nilai, dst.)
- Generate Nomor JV baru (lock dengan retry kalau ada multi-user race)
- Simpan data ke tabel pengawasan gaji
- Bentuk jurnal otomatis — sampai 23 baris debet (per komponen biaya, Produksi & Administrasi) + 11 baris kredit (8 potongan + Hutang Gaji + 2 PPh Ditanggung). Baris dengan jumlah = 0 di-skip
- Simpan jurnal ke buku besar dalam transaksi database yang sama dengan tabel pengawasan — kalau salah satu gagal, semua di-rollback otomatis
Saat Anda Bayar:
- Booku query agregat hutang bulan tsb dari semua input gaji (handle kasus multi-input per bulan)
- Hitung sisa = total hutang − total yang sudah dibayar
- Buka form Pengeluaran Bank/Cash dengan tagihan terisi otomatis
- Setelah simpan: jurnal pembayaran terbentuk (Debet: Hutang Gaji, Kredit: Bank/Kas), tabel Pengawasan ter-update sisa pembayaran
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| Buku Pengawasan Turunan Gaji (BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Koperasi, Serikat) | Potongan BPJS / Koperasi / Serikat yang Anda input di sini akan muncul sebagai Jumlah Potongan di menu Turunan Gaji bulan yang sama. Kalau jumlah tagihan ke pihak ketiga ≠ potongan dari gaji, akan ada Selisih di menu Turunan. |
| Bukti Pengeluaran Bank/Cash | Pembayaran gaji ke karyawan tercatat di sini (Kategori: Pembayaran Hutang, Peruntukan: Pembayaran Hutang Gaji). |
| Data COA | Visibility kolom & label di menu Gaji ditentukan oleh setting COA. Kalau Anda set visibility “Tidak” untuk akun tertentu, kolomnya otomatis hidden. |
10. Catatan & Pitfalls
| Catatan | Penjelasan |
|---|---|
| Multi-record per bulan diperbolehkan | Booku tidak membatasi 1 bulan = 1 input. Anda bisa pecah per divisi, per gelombang pembayaran, dll. Di mode REKAP, semuanya diakumulasi otomatis. |
| PPh Pesangon threshold 50jt | Threshold ini adalah aturan PPh 21 final progresif Indonesia (sampai 50jt = 0%, 50-100jt = 5%, dst.). Booku otomatis trigger toggle PPh Pesangon di angka ini. |
| Mode TAMBAH vs EDIT | Setelah Simpan pertama, mode PPh (Rutin & Pesangon) terkunci untuk hindari inkonsistensi jurnal. Kalau salah pilih, Anda harus Hapus + input ulang. |
| Visibility COA mempengaruhi visible field | Kalau perusahaan tidak punya komponen tertentu (mis. tidak ada Asuransi terpisah), set Visibility = “Tidak” di Data COA → field-nya otomatis hidden di form Input Gaji. |
| Mode REKAP menampilkan 12 baris fixed | Termasuk bulan kosong (tampil ”-”). Tombol Tambah di toolbar adalah satu-satunya entry untuk input baru — klik kanan baris kosong tidak menampilkan menu. |
| Drawer Bayar hanya di mode REKAP | Karena pembayaran di-track per bulan (Nomor BPHG). Di mode DETAIL/ALL, klik kanan menampilkan Edit/Hapus/Lihat Jurnal (record-level). |
| Auto-fill Potongan BPJS hanya aktif di JalurMasuk Default | Kalau Anda buka form Input Gaji dari menu Turunan BPJS untuk koreksi cepat, field Potongan BPJS dapat di-edit manual. |
| Edit/Hapus diblokir kalau sudah ada pembayaran | Untuk hindari inkonsistensi jurnal. Kalau memang perlu, hapus dulu pembayarannya. |
11. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan Booku di menu ini | keunggulan/keunggulan-per-menu/buku-pengawasan-gaji.md |
Terakhir diperbarui: 23-05-2026