Buku Cash Advance

Halaman ini menampilkan riwayat transaksi akun-akun cash advance (uang muka kerja) dengan saldo berjalan otomatis. Krusial untuk HR, manajer proyek, dan finance — saldo akhir tiap akun langsung menunjukkan berapa uang muka yang belum dipertanggungjawabkan oleh karyawan/proyek/divisi terkait.

Aspek	Keterangan
Nama Menu	Buku Cash Advance
Lokasi (Tahun NORMAL & LAMPAU)	Sidebar → Buku Pengawasan → Bank & Cash → Buku Cash Advance
Tipe Halaman	Report + CRUD
Mode Pemakaian	Read + Input/Edit/Hapus (transaksi Direct)
Sub-fitur	Buku Besar Pembantu (jendela tambahan per mitra/proyek)
Fitur	Pilih Akun Cash Advance (dropdown), Filter, Input/Edit/Hapus, Lihat Jurnal Voucher, Buku Pembantu, Export, Atur Kolom
Filter	Lawan Transaksi, D/K, Direct

2. Deskripsi Singkat

Buku Cash Advance adalah halaman untuk memantau uang muka kerja — dana yang diberikan ke karyawan, proyek, atau divisi sebelum dipertanggungjawabkan dengan bukti pengeluaran. Halaman ini secara otomatis menyaring daftar akun ke akun-akun cash advance (kode 1140x), seperti Cash Advance Marketing, Cash Advance Proyek A, atau Cash Advance Bp. Andi.

Berbeda dengan halaman Buku Besar (varian umum), Buku Cash Advance:

Menyediakan dropdown akun cash advance — pilih dari daftar yang sudah disiapkan
Punya tombol Input/Edit/Hapus — bisa kelola pemberian dan pertanggungjawaban uang muka langsung dari halaman

Karakter unik halaman ini: Saldo berjalan = sisa uang muka yang belum dipertanggungjawabkan. Saldo Rp 0 → semua uang muka sudah dilaporkan. Saldo Rp 5 juta → masih ada Rp 5 juta yang outstanding.

3. Sekilas Keunggulan

Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:

Dropdown akun cash advance otomatis — kelola multi-akun (per karyawan/proyek/divisi) tanpa hafal kode COA.

Saldo berjalan = sisa uang muka outstanding — langsung tahu siapa yang masih pegang uang muka dan berapa.

Buku Besar Pembantu per mitra/proyek — audit per pemegang atau per vendor dalam 1 klik.

CRUD langsung dari halaman — catat pemberian dan pertanggungjawaban uang muka tanpa pindah menu.

📖 Detail lengkap: Keunggulan Buku Cash Advance di Booku

4. Kegunaan

Anda perlu membuka Buku Cash Advance saat ingin:

Skenario	Contoh
Cek outstanding uang muka	Siapa karyawan/proyek yang masih pegang uang muka belum dipertanggungjawabkan
Audit per pemegang	Lihat riwayat uang muka satu karyawan: kapan diterima, kapan dipertanggungjawabkan
Reminder pertanggungjawaban	Sortir akun dengan saldo > 0 untuk dikirimi reminder
Input uang muka baru	Catat pemberian uang muka untuk event/proyek
Audit per vendor	(lewat Buku Pembantu) Cek total pembayaran ke vendor X dari satu cash advance
Rekonsiliasi akhir periode	Pastikan saldo cash advance di Neraca = total outstanding aktual

5. Pra-syarat

Sebelum menu ini bisa berguna, pastikan:

Tahun Buku Aktif sudah ditentukan.
Akun cash advance sudah disetup di Data COA dengan kode awalan 1140 (mis. 11401 Cash Advance Marketing, 11402 Cash Advance Proyek A).
Data Lawan Transaksi (karyawan, vendor) sudah disetup jika ingin filter per mitra atau pakai Buku Pembantu.
Saldo Awal akun cash advance sudah diisi (jika Anda baru pindah dari sistem lain — biasanya saldo awal = uang muka outstanding dari periode sebelumnya).

6. Cara Mengoperasikan

6.1 Membuka Halaman

Klik menu Buku Pengawasan di sidebar, lalu Bank & Cash
Pilih Buku Cash Advance

6.2 Memilih Akun Cash Advance

Klik dropdown Pilih Cash Advance di filter
Pilih akun yang ingin Anda lihat (mis. “11401 - Cash Advance Marketing”)
Data transaksi langsung tampil

Dropdown sudah otomatis berisi semua akun dengan kode awalan 1140.

6.3 Menyaring (Filter) Data

Tiga filter tambahan tersedia di atas tabel:

Lawan Transaksi — tampilkan hanya transaksi dengan mitra/vendor tertentu
D/K — tampilkan hanya Pemberian (Debet) atau Pertanggungjawaban (Kredit)
Direct — tampilkan transaksi input langsung saja, atau yang berasal dari modul lain

Saat filter aktif, kolom Saldo dan panel ringkasan disembunyikan karena saldo terfilter tidak menunjukkan outstanding riil.

Klik tombol Reset untuk menghapus semua filter.

6.4 Workflow Tipikal Pengelolaan Cash Advance

Skenario tipikal:

Pemberian uang muka — Bp. Andi terima Rp 5 juta untuk operasional proyek
- Catat sebagai Debet di akun “Cash Advance Bp. Andi” (Kredit di akun Bank/Kas)
- Saldo akun naik → Rp 5 juta outstanding
Pertanggungjawaban bertahap — Bp. Andi lapor pengeluaran Rp 3 juta dengan bukti
- Catat sebagai Kredit di akun “Cash Advance Bp. Andi” (Debet di akun Biaya)
- Saldo akun turun → Rp 2 juta masih outstanding
Cek outstanding — buka Buku Cash Advance pilih akun “Cash Advance Bp. Andi”
- Saldo akhir = Rp 2 juta → Bp. Andi masih punya Rp 2 juta yang belum dipertanggungjawabkan
Pengembalian sisa atau pertanggungjawaban final → saldo kembali Rp 0

6.5 Input / Edit / Hapus Transaksi

Input: klik tombol Input di kanan atas → isi form → Simpan
Edit/Hapus: klik baris transaksi → klik tombol Edit atau Hapus (atau ikon ⋮)

Catatan: Fitur Input/Edit/Hapus sedang dalam tahap penyempurnaan. Sementara gunakan menu Bukti Pengeluaran Bank-Cash (untuk pemberian) atau Bukti Penerimaan Bank-Cash (untuk pengembalian sisa).

Tombol Edit/Hapus hanya aktif untuk transaksi Direct (input langsung dari sini).

6.6 Membuka Buku Besar Pembantu (per Mitra/Proyek)

Klik baris transaksi yang memiliki Lawan Transaksi
Klik tombol Buku Pembantu di kanan atas
Jendela baru menampilkan semua transaksi akun cash advance tersebut khusus untuk mitra/vendor terpilih

Berguna untuk audit “pengeluaran apa saja yang dibayar pakai cash advance ini untuk vendor X?“

6.7 Operasi Lain

Tombol	Fungsi
Refresh	Muat ulang data dari server
Atur Kolom	Sembunyikan/tampilkan kolom sesuai keinginan
Export	Simpan data ke file Excel
Lihat Jurnal	Lihat jurnal voucher lengkap (juga bisa double-click pada baris)

7. Penjelasan Field/Input

7.1 Filter

Field	Kegunaan	Wajib?	Catatan
Pilih Cash Advance	Akun cash advance yang akan ditampilkan	Ya	Dropdown otomatis terisi akun kode 1140x
Lawan Transaksi	Filter berdasarkan mitra/vendor	Tidak	Default: Semua
D/K	Filter Debet (pemberian) / Kredit (pertanggungjawaban)	Tidak	Pilihan: Semua, Debet, Kredit
Direct	Filter input langsung vs dari modul	Tidak	Pilihan: Semua, Ya, Tidak

7.2 Kolom Tabel

Kolom	Arti	Selalu Tampil?
No.	Nomor urut baris	Ya
Tanggal	Tanggal transaksi	Ya
No. JV	Nomor Jurnal Voucher	Ya
Jenis Jurnal	Kode jenis jurnal (JU, JKM, JKK, dll.)	Bisa disembunyikan
Tgl Invoice / No. Invoice / No. Faktur Pajak	Info dokumen sumber	Bisa disembunyikan
Lawan Transaksi	Nama mitra/vendor	Bisa disembunyikan
Nama Barang/Jasa	Produk yang ditransaksikan	Bisa disembunyikan
Akun Lawan	Nama akun di sisi sebaliknya dari jurnal yang sama	Bisa disembunyikan
D/K	Debet (pemberian) atau Kredit (pertanggungjawaban)	Ya
Debet / Kredit / Saldo	Nilai dalam Rupiah	Ya (Saldo disembunyikan saat filter aktif)
Uraian	Keterangan transaksi	Bisa disembunyikan
Direct	”Ya” jika input langsung, kosong jika dari modul	Bisa disembunyikan

8. Cara Kerja di Balik Layar

Booku menghitung saldo berjalan sebagai berikut:

Saldo Awal cash advance diambil dari data master akun di awal tahun buku (= uang muka outstanding di akhir tahun lalu).
Semua transaksi di tahun buku aktif diurutkan berdasarkan tanggal.
Untuk setiap transaksi:
- Debet (pemberian uang muka) → saldo naik (outstanding bertambah)
- Kredit (pertanggungjawaban / pengembalian) → saldo turun (outstanding berkurang)
Saldo berjalan ditampilkan di kolom Saldo untuk setiap baris — saldo = outstanding cash advance pada tanggal tersebut.

Buku Besar Pembantu memakai logika yang sama, tapi hanya menghitung transaksi yang sesuai pasangan akun cash advance + mitra/vendor yang Anda pilih.

Menu Terkait	Hubungan
Bukti Pengeluaran Bank-Cash	Sumber transaksi pemberian uang muka (Debet di akun Cash Advance)
Bukti Penerimaan Bank-Cash	Sumber transaksi pengembalian sisa uang muka
Jurnal Umum	Tempat catat pertanggungjawaban (Debet Biaya, Kredit Cash Advance)
Data COA	Master data akun cash advance (kode 1140x)
Data Lawan Transaksi	Master data karyawan/vendor yang dipakai di filter & Buku Pembantu
Neraca	Saldo akhir Cash Advance muncul sebagai Aset Lancar
Buku Besar, Buku Kas, Bank, Petty Cash	Varian halaman untuk tipe akun lain

10. Catatan & Pitfalls

Hal	Penjelasan
Saldo = outstanding belum dipertanggungjawabkan	Konsep berbeda dengan Buku Kas/Bank — saldo positif di sini artinya ada uang muka yang belum dilaporkan/dipertanggungjawabkan, bukan saldo uang fisik.
Edit & Hapus hanya untuk transaksi Direct	Tombol Edit dan Hapus hanya aktif untuk transaksi yang diinput langsung dari Buku Cash Advance. Transaksi dari modul lain (Bukti Pengeluaran, Jurnal Umum) harus diedit di menu asalnya.
Saldo disembunyikan saat filter aktif	Saldo terfilter tidak menunjukkan outstanding riil — pastikan reset filter sebelum cek outstanding.
⚠️ Saldo Awal di Buku Besar Pembantu masih 0	Saat buka Buku Pembantu, Saldo Awal per mitra ditampilkan 0 sebagai placeholder. Booku menampilkan banner kuning. Fitur saldo awal per mitra belum diimplementasi sepenuhnya.
Fitur Input/Edit/Hapus sedang dalam pengembangan	Saat ini tombol menampilkan pesan “akan segera hadir”. Sementara gunakan menu Bukti Penerimaan/Pengeluaran. Tombol Lihat Jurnal, Buku Pembantu, Refresh, Export, Atur Kolom sudah berfungsi penuh.
Cash advance vs piutang karyawan	Cash advance = dana operasional yang akan dipertanggungjawabkan dengan bukti. Berbeda dengan piutang karyawan (pinjaman pribadi karyawan yang harus dikembalikan tunai). Gunakan akun yang berbeda.

11. FAQ

Belum ada FAQ. Akan terisi seiring waktu.

12. Lihat Juga

Topik	Dokumen
Keunggulan Buku Cash Advance	`Keunggulan Buku Cash Advance`
Buku Besar (varian umum)	`buku-besar.md`
Buku Kas	`buku-kas.md`
Buku Bank	`buku-bank.md`
Buku Petty Cash	`buku-petty-cash.md`

Terakhir diperbarui: 27-04-2026