Surat Jalan Pembelian
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | Surat Jalan |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Pembelian → Surat Jalan |
| Ikon | 🚚 (Truck) |
| Tipe Halaman | List + Form input |
| Mode Pemakaian | CRUD (Tambah, Edit, Hapus, Lihat) |
| Fitur | Tambah, Edit, Hapus, Lihat |
| Filter | Supplier, Rentang Tanggal, Pencarian |
| Hak Akses | Lihat, Tambah, Edit: Direktur ke atas. Hapus: SuperUser. |
Menu untuk mencatat penerimaan barang dari supplier berdasarkan PO yang sudah dibuat. Surat Jalan menjadi penghubung antara pesanan (PO) dan penagihan (Invoice) — memastikan barang yang ditagih memang sudah benar-benar diterima.
2. Deskripsi Singkat
Surat Jalan (SJ) adalah dokumen yang Anda catat ketika barang dari supplier tiba. Dasarnya adalah PO: Anda memilih PO mana yang barangnya datang, lalu sistem menampilkan barang-barang dari PO itu untuk Anda sesuaikan jumlah yang benar-benar diterima.
Surat Jalan belum mempengaruhi pembukuan — ia adalah catatan logistik. Pencatatan akuntansi baru terjadi nanti saat Invoice dibuat. Tetapi Surat Jalan penting karena mengubah status PO (menjadi sebagian/penuh diterima) dan menjadi acuan barang apa yang boleh ditagih lewat Invoice.
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Jumlah terkontrol otomatis — barang yang diterima dibatasi pada sisa yang belum dikirim, tidak bisa melebihi pesanan.
- Produk terisi sendiri dari PO — Anda tinggal menyesuaikan jumlah, tanpa mengetik ulang daftar barang.
- Status pesanan selalu akurat — status PO bergerak otomatis, dan Surat Jalan terkunci begitu dipakai Invoice.
- Satu surat jalan, banyak PO — satu pengiriman bisa menggabungkan barang dari beberapa PO.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Surat Jalan Pembelian di Booku
4. Kegunaan
Anda perlu memakai menu ini saat:
| Skenario | Aksi yang Dilakukan |
|---|---|
| Barang dari supplier tiba | Buat Surat Jalan baru, pilih PO terkait |
| Barang datang bertahap (tidak sekaligus) | Buat beberapa Surat Jalan, masing-masing dengan jumlah yang diterima |
| Satu pengiriman mencakup beberapa PO | Tambahkan beberapa PO ke dalam satu Surat Jalan |
| Mengoreksi catatan penerimaan yang belum ditagih | Edit Surat Jalan (selama belum dipakai Invoice) |
5. Pra-syarat
| Pra-syarat | Catatan |
|---|---|
| PO Pembelian sudah dibuat | Surat Jalan selalu mengacu ke PO; minimal ada 1 PO berstatus belum selesai untuk supplier terkait |
| PO bertipe pembayaran biasa (bukan termin) | Pembelian termin ditagih langsung lewat Invoice, tanpa Surat Jalan |
| Dokumen surat jalan fisik dari supplier | Nomor Surat Jalan Anda ambil dari dokumen tersebut |
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Membuka Halaman
- Dari sidebar, buka Pembelian → Surat Jalan
- Halaman menampilkan daftar semua Surat Jalan yang pernah dibuat
6.2 Membuat Surat Jalan Baru
- Klik tombol Tambah SJ
- Pilih Supplier lewat tombol cari — nama, PIC, dan alamat terisi otomatis
- Isi Nomor SJ (ambil dari dokumen surat jalan supplier), Tanggal SJ, Nama Penerima, dan Tanggal Diterima
- Klik Tambah PO, lalu pilih PO yang barangnya datang. Barang dari PO itu langsung muncul di daftar produk
- Pada tiap barang, jumlah sudah terisi dengan sisa yang belum dikirim. Sesuaikan bila yang diterima lebih sedikit (lewat menu ⋮ → Perbaiki)
- Bila perlu, tambahkan PO lain ke surat jalan yang sama
- Klik Simpan
6.3 Mengedit Surat Jalan
- Pada baris Surat Jalan, gunakan menu aksi (⋮) → Edit
- Ubah data yang diperlukan, lalu Update
Surat Jalan hanya bisa diedit jika belum dipakai Invoice. Jika sudah ditagih, opsi edit tidak tersedia.
6.4 Menghapus Surat Jalan
- Gunakan menu aksi (⋮) → Hapus, lalu konfirmasi
Sama seperti edit, hapus hanya bisa untuk Surat Jalan yang belum dipakai Invoice, dan hanya dapat dilakukan oleh SuperUser. Setelah dihapus, status PO terkait kembali seperti semula.
7. Penjelasan Field/Input
7.1 Data Surat Jalan (Panel Kiri)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Catatan |
|---|---|---|---|
| Nomor SJ | Nomor dari dokumen surat jalan supplier | ✅ | Diketik manual; tidak boleh sama untuk satu supplier |
| Tanggal SJ | Tanggal surat jalan | ✅ | Mengikuti tahun buku aktif |
| Nama Penerima | Orang yang menerima barang | ✅ | |
| Tanggal Diterima | Tanggal barang benar-benar diterima | ✅ | Tidak boleh lebih awal dari Tanggal SJ |
| Kode/Nama Supplier | Pemasok pengirim barang | ✅ | Dipilih lewat tombol cari |
| Jenis PPN / Perlakuan PPN | Informasi pajak | — | Otomatis terisi dari PO (tidak diisi manual) |
| Catatan | Keterangan tambahan | — |
7.2 Daftar PO
| Field | Kegunaan |
|---|---|
| Nomor PO | PO yang barangnya diterima (boleh lebih dari satu) |
| Tanggal PO, Kode Project | Informasi pendukung dari PO |
7.3 Daftar Produk
| Field | Kegunaan | Catatan |
|---|---|---|
| Nama Produk, Satuan | Barang yang diterima | Otomatis dari PO |
| Jumlah | Banyaknya yang diterima | Default = sisa belum dikirim; bisa dikurangi, tidak bisa melebihi |
| Keterangan | Catatan per barang | Opsional |
8. Cara Kerja di Balik Layar
Saat Anda memilih PO, sistem menghitung sisa barang yang belum dikirim (jumlah dipesan dikurangi yang sudah masuk surat jalan/BAST lain) dan mengisinya sebagai jumlah awal. Karena itu Anda tidak bisa mencatat penerimaan melebihi pesanan.
Surat Jalan tidak membuat jurnal. Namun saat disimpan, status PO terkait dihitung ulang otomatis: menjadi Used bila baru sebagian diterima, atau Closed bila semua sudah diterima. Jika Surat Jalan dihapus, status PO turun kembali. Begitu Surat Jalan dipakai sebuah Invoice, ia terkunci agar datanya tidak berubah.
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| PO Pembelian | Sumber barang yang diterima; statusnya diperbarui oleh Surat Jalan |
| BAST | Dokumen sejenis untuk serah terima jasa/pekerjaan |
| Invoice Pembelian | Menagih barang berdasarkan Surat Jalan; sekali menagih, Surat Jalan terkunci |
| Data → Lawan Transaksi (Supplier) | Sumber daftar supplier |
10. Catatan & Pitfalls
| Pitfall | Penjelasan |
|---|---|
| Tombol Tambah PO tidak aktif | Pilih Supplier dahulu — PO baru bisa ditambah setelah supplier dipilih. |
| PO tidak muncul di pilihan | PO mungkin sudah selesai (semua barang diterima), bertipe termin, atau dari supplier berbeda. |
| Tidak bisa menambah jumlah | Jumlah dibatasi pada sisa yang belum dikirim. Bila perlu lebih, periksa kembali PO-nya. |
| Surat Jalan tidak bisa diedit/dihapus | Berarti sudah dipakai Invoice. Hapus dulu Invoice terkait bila memang ingin mengubahnya. |
| Ganti supplier menghapus daftar PO & produk | Disengaja — karena PO dan barang terikat ke supplier tertentu. |
11. FAQ
Q: Apakah Surat Jalan memengaruhi laporan keuangan? A: Tidak. Surat Jalan hanya catatan penerimaan barang. Angka baru masuk pembukuan saat Invoice dibuat.
Q: Nomor Surat Jalan diisi otomatis atau manual? A: Manual — Anda ambil dari dokumen surat jalan fisik supplier. Satu supplier tidak boleh punya dua nomor yang sama.
Q: Bisakah satu PO diterima lewat beberapa Surat Jalan? A: Bisa. Cocok untuk pengiriman bertahap — tiap Surat Jalan mencatat jumlah yang datang, dan sistem menjaga totalnya tidak melebihi pesanan.
12. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan menu ini | Keunggulan Surat Jalan Pembelian |
| Menu hulu (pesanan) | PO Pembelian |
Terakhir diperbarui: 11-06-2026