Surat Jalan Penjualan
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | Surat Jalan |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Penjualan → Surat Jalan |
| Ikon | 🚚 (Truck) |
| Tipe Halaman | List + Form input |
| Mode Pemakaian | CRUD (Tambah, Edit, Hapus, Lihat) |
| Fitur | Tambah, Edit, Hapus, Lihat |
| Filter | Customer, Status (Belum/Sudah Diterima), Pencarian |
| Hak Akses | Lihat, Tambah, Edit: Direktur ke atas. Hapus: SuperUser. |
Menu untuk mencatat pengiriman barang ke customer berdasarkan PO yang sudah dibuat. Surat Jalan menjadi penghubung antara pesanan (PO) dan penagihan (Invoice) — memastikan barang yang ditagih memang sudah benar-benar dikirim.
2. Deskripsi Singkat
Surat Jalan (SJ) adalah dokumen yang Anda terbitkan ketika mengirim barang ke customer. Dasarnya adalah PO: Anda memilih PO mana yang barangnya dikirim, lalu sistem menampilkan barang-barang dari PO itu untuk Anda sesuaikan jumlah yang benar-benar dikirim.
Surat Jalan belum mempengaruhi pembukuan — ia adalah catatan logistik. Pencatatan akuntansi baru terjadi nanti saat Invoice dibuat. Tetapi Surat Jalan penting karena mengubah status PO (menjadi sebagian/penuh dikirim) dan menjadi acuan barang apa yang boleh ditagih lewat Invoice.
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Nomor surat jalan otomatis — terbit rapi dan berurutan, tanpa perlu Anda ketik atau ingat.
- Jumlah terkontrol otomatis — barang yang dikirim dibatasi pada sisa yang belum dikirim, tidak bisa melebihi pesanan.
- Produk terisi sendiri dari PO — Anda tinggal menyesuaikan jumlah, tanpa mengetik ulang daftar barang.
- Status penerimaan terlacak — tahu mana yang sudah diterima customer dan mana yang masih dalam perjalanan.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Surat Jalan Penjualan di Booku
4. Kegunaan
Anda perlu memakai menu ini saat:
| Skenario | Aksi yang Dilakukan |
|---|---|
| Mengirim barang ke customer | Buat Surat Jalan baru, pilih PO terkait |
| Barang dikirim bertahap (tidak sekaligus) | Buat beberapa Surat Jalan, masing-masing dengan jumlah yang dikirim |
| Satu pengiriman mencakup beberapa PO | Tambahkan beberapa PO ke dalam satu Surat Jalan |
| Mencatat konfirmasi barang sudah diterima customer | Edit Surat Jalan, isi Nama Penerima & Tanggal Diterima |
5. Pra-syarat
| Pra-syarat | Catatan |
|---|---|
| PO Penjualan sudah dibuat | Surat Jalan selalu mengacu ke PO; minimal ada 1 PO berstatus belum selesai untuk customer terkait |
| PO bertipe pembayaran biasa (bukan termin) | Penjualan termin ditagih langsung lewat Invoice, tanpa Surat Jalan |
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Membuka Halaman
- Dari sidebar, buka Penjualan → Surat Jalan
- Halaman menampilkan daftar semua Surat Jalan yang pernah dibuat
6.2 Membuat Surat Jalan Baru
- Klik tombol Tambah
- Nomor SJ terisi otomatis — Anda cukup mengisi Tanggal SJ
- Isi data logistik pengiriman bila ada: Plat Nomor, Nama Supir, Nama Pengirim
- Pilih Customer lewat tombol cari — nama, PIC, dan alamat terisi otomatis
- Klik Tambah PO, lalu pilih PO yang barangnya dikirim. Barang dari PO itu langsung muncul di daftar produk
- Pada tiap barang, jumlah sudah terisi dengan sisa yang belum dikirim. Sesuaikan bila yang dikirim lebih sedikit (lewat menu ⋮ → Perbaiki)
- Bila perlu, tambahkan PO lain ke surat jalan yang sama
- Klik Simpan
Saat membuat surat jalan baru, kolom Nama Penerima dan Tanggal Diterima belum ditampilkan — karena barang baru dikirim, belum tentu sudah diterima. Kolom ini muncul saat Anda mengedit surat jalan untuk mencatat konfirmasi penerimaan.
6.3 Mencatat Konfirmasi Penerimaan
- Setelah barang sampai ke customer, buka Surat Jalan terkait lewat menu ⋮ → Edit
- Isi Nama Penerima dan Tanggal Diterima, lalu Update
- Statusnya berubah dari Belum Diterima menjadi Sudah Diterima
6.4 Mengedit / Menghapus Surat Jalan
- Pada baris Surat Jalan, gunakan menu aksi (⋮) → Edit atau Hapus
Surat Jalan hanya bisa diedit/dihapus jika belum dipakai Invoice. Hapus hanya dapat dilakukan oleh SuperUser. Setelah dihapus, status PO terkait kembali seperti semula.
7. Penjelasan Field/Input
7.1 Data Surat Jalan (Panel Kiri)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Catatan |
|---|---|---|---|
| Nomor SJ | Nomor surat jalan | — | Otomatis dari sistem (tidak diketik) |
| Tanggal SJ | Tanggal surat jalan | ✅ | Mengikuti tahun buku aktif |
| Plat Nomor / Nama Supir / Nama Pengirim | Data pengiriman keluar | — | Opsional |
| Nama Penerima | Orang di pihak customer yang menerima | — | Diisi saat konfirmasi penerimaan (mode Edit) |
| Tanggal Diterima | Tanggal barang diterima customer | — | Wajib jika Nama Penerima diisi; tidak boleh lebih awal dari Tanggal SJ |
| Kode/Nama Customer | Customer tujuan pengiriman | ✅ | Dipilih lewat tombol cari |
| Jenis PPN / Perlakuan PPN | Informasi pajak | — | Otomatis terisi dari PO (tidak diisi manual) |
| Catatan | Keterangan tambahan | — |
7.2 Daftar PO
| Field | Kegunaan |
|---|---|
| Nomor PO | PO yang barangnya dikirim (boleh lebih dari satu) |
| Tanggal PO, Kode Project | Informasi pendukung dari PO |
7.3 Daftar Produk
| Field | Kegunaan | Catatan |
|---|---|---|
| Nama Produk, Satuan | Barang yang dikirim | Otomatis dari PO |
| Jumlah | Banyaknya yang dikirim | Default = sisa belum dikirim; bisa dikurangi, tidak bisa melebihi |
| Keterangan | Catatan per barang | Opsional |
8. Cara Kerja di Balik Layar
Karena perusahaan Andalah yang menerbitkan surat jalan, nomornya dibuat otomatis oleh sistem mengikuti pola berurutan (memuat urutan, bulan, dan tahun). Saat Anda memilih PO, sistem menghitung sisa barang yang belum dikirim (jumlah dipesan dikurangi yang sudah masuk surat jalan/BAST lain) dan mengisinya sebagai jumlah awal — sehingga Anda tidak bisa mencatat pengiriman melebihi pesanan.
Surat Jalan tidak membuat jurnal. Namun saat disimpan, status PO terkait dihitung ulang otomatis: menjadi Used bila baru sebagian dikirim, atau Closed bila semua sudah dikirim. Jika Surat Jalan dihapus, status PO turun kembali. Begitu Surat Jalan dipakai sebuah Invoice, ia terkunci agar datanya tidak berubah.
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| PO Penjualan | Sumber barang yang dikirim; statusnya diperbarui oleh Surat Jalan |
| BAST | Dokumen sejenis untuk serah terima jasa/pekerjaan |
| Invoice Penjualan | Menagih barang berdasarkan Surat Jalan; sekali menagih, Surat Jalan terkunci |
| Data → Lawan Transaksi (Customer) | Sumber daftar customer |
10. Catatan & Pitfalls
| Pitfall | Penjelasan |
|---|---|
| Tombol Tambah PO tidak aktif | Pilih Customer dahulu — PO baru bisa ditambah setelah customer dipilih. |
| PO tidak muncul di pilihan | PO mungkin sudah selesai (semua barang dikirim), bertipe termin, atau dari customer berbeda. |
| Tidak bisa menambah jumlah | Jumlah dibatasi pada sisa yang belum dikirim. Bila perlu lebih, periksa kembali PO-nya. |
| Kolom Penerima belum muncul saat Tambah | Disengaja — Penerima & Tanggal Diterima diisi belakangan (mode Edit) saat barang sudah benar-benar diterima customer. |
| Surat Jalan tidak bisa diedit/dihapus | Berarti sudah dipakai Invoice. Hapus dulu Invoice terkait bila memang ingin mengubahnya. |
| Ganti customer menghapus daftar PO & produk | Disengaja — karena PO dan barang terikat ke customer tertentu. |
11. FAQ
Q: Apakah Surat Jalan memengaruhi laporan keuangan? A: Tidak. Surat Jalan hanya catatan pengiriman barang. Angka baru masuk pembukuan saat Invoice dibuat.
Q: Nomor Surat Jalan diisi otomatis atau manual? A: Otomatis. Karena perusahaan Anda yang menerbitkan surat jalan, sistem membuatkan nomornya secara berurutan.
Q: Bisakah satu PO dikirim lewat beberapa Surat Jalan? A: Bisa. Cocok untuk pengiriman bertahap — tiap Surat Jalan mencatat jumlah yang dikirim, dan sistem menjaga totalnya tidak melebihi pesanan.
12. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan menu ini | Keunggulan Surat Jalan Penjualan |
| Menu hulu (pesanan) | PO Penjualan |
Terakhir diperbarui: 12-06-2026