PO Pembelian
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | PO Pembelian |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Pembelian → PO Pembelian |
| Ikon | 🛒 (Shopping Cart) |
| Tipe Halaman | List (dengan tab multi-mode) + Form input |
| Mode Pemakaian | CRUD (Tambah, Edit, Hapus, Lihat) |
| Fitur | Tambah, Edit, Hapus, Lihat, Filter |
| Filter | Asal Pembelian, Jenis Produk, Status (Open/Used/Closed), Supplier, Rentang Tanggal, Pencarian |
| Hak Akses | Lihat, Tambah, Edit: Direktur ke atas. Hapus: SuperUser. |
Menu untuk membuat pesanan pembelian (Purchase Order) ke supplier sebelum barang/jasa dikirim. PO menjadi titik awal alur pembelian Anda — dari sini lanjut ke penerimaan (Surat Jalan/BAST) dan penagihan (Invoice).
2. Deskripsi Singkat
PO Pembelian adalah dokumen resmi yang Anda terbitkan untuk memesan barang atau jasa ke supplier. Di dalamnya Anda mencatat siapa supplier-nya, produk apa yang dipesan, berapa jumlah dan harganya, ketentuan pajak (PPN/PPh), serta cara pembayaran (langsung atau bertahap/termin).
PO belum mempengaruhi pembukuan — ia hanya catatan komitmen pembelian. Pencatatan akuntansi (jurnal) baru terjadi nanti saat Invoice dibuat. Karena itu PO bebas Anda susun dan revisi selama belum dipakai dokumen lanjutan.
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Pajak & total dihitung otomatis — DPP, PPN, PPh, dan Total Tagihan terhitung sendiri dan dipastikan konsisten oleh sistem.
- PPN menyesuaikan supplier — pilihan PPN otomatis mengikuti apakah supplier PKP dan lokal/luar negeri; tarif 10%/11% ikut tanggal.
- Dokumen terkunci otomatis saat dipakai — begitu PO dipakai Surat Jalan/BAST/Invoice, PO terkunci dari edit/hapus demi keamanan data.
- Termin terpandu — Uang Muka → Termin 1 → Termin 2 → Pelunasan, dengan sisa pelunasan dihitung otomatis.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan PO Pembelian di Booku
4. Kegunaan
Anda perlu memakai menu ini saat:
| Skenario | Aksi yang Dilakukan |
|---|---|
| Memesan barang/jasa ke supplier | Buat PO baru |
| Mencatat kesepakatan harga & pajak sebelum barang datang | Isi produk + ketentuan PPN/PPh di PO |
| Mengatur pembelian dengan pembayaran bertahap | Pilih metode Termin di PO |
| Merevisi pesanan yang belum diproses | Edit PO (selama status masih Open) |
| Memantau PO mana yang sudah/ belum ditindaklanjuti | Lihat kolom Status (Open/Used/Closed) |
5. Pra-syarat
Sebelum membuat PO, pastikan:
| Pra-syarat | Catatan |
|---|---|
| Tahun Buku sudah dipilih sebagai aktif | Tanggal PO mengikuti tahun buku aktif |
| Supplier sudah terdaftar di Data Lawan Transaksi | Lengkap dengan status PKP dan lokasi (dalam/luar negeri) agar opsi PPN otomatis benar |
| Produk/jasa yang akan dipesan sudah jelas | Nama, jumlah, satuan, dan harga satuan |
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Membuka Halaman & Memilih Mode
- Dari sidebar, buka Pembelian → PO Pembelian
- Pilih mode sesuai pembelian Anda: kombinasi Asal Pembelian (Lokal / Impor) × Jenis Produk (Barang / Jasa / Barang & Jasa / Jasa Konstruksi)
- Mode terbuka sebagai tab. Anda bisa membuka beberapa mode sekaligus dan berpindah antar tab tanpa kehilangan data
6.2 Membuat PO Baru
- Klik tombol Tambah di halaman
- Pilih Supplier lewat tombol cari — nama, PIC, dan alamat terisi otomatis. Opsi PPN ikut menyesuaikan status supplier
- Isi Tanggal PO dan ketentuan (Term of Payment, jatuh tempo penyelesaian, dll.)
- Klik Tambah di panel produk untuk memasukkan item: nama produk, jumlah, satuan, harga satuan, diskon
- Atur pajak (Jenis PPN, Perlakuan PPN, PPh bila ada) — ringkasan di kanan menghitung DPP, PPN, PPh, dan Total Tagihan otomatis
- Bila pembayaran bertahap, pilih Metode Pembayaran = Termin lalu isi Uang Muka / Termin 1 / Termin 2 (Pelunasan terhitung otomatis)
- Isi Catatan (wajib)
- Klik Simpan. Nomor PO dibuat otomatis dengan format seperti
PO-28-IV-2022
6.3 Mengedit PO
- Klik baris PO yang ingin diubah, atau gunakan menu aksi (⋮) → Perbaiki
- Ubah data yang diperlukan, lalu Update
PO hanya bisa diedit jika statusnya masih Open. Jika sudah Used atau Closed (sudah dipakai Surat Jalan/BAST/Invoice), opsi edit tidak tersedia.
6.4 Menghapus PO
- Gunakan menu aksi (⋮) pada baris PO → Singkirkan
- Konfirmasi penghapusan
Sama seperti edit, hapus hanya untuk PO berstatus Open, dan hanya dapat dilakukan oleh SuperUser.
7. Penjelasan Field/Input
7.1 Data Pesanan (Panel Kiri)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Catatan |
|---|---|---|---|
| Nomor PO | Identitas PO | — | Otomatis saat disimpan |
| Tanggal PO | Tanggal pesanan | ✅ | Mengikuti tahun buku aktif |
| Term of Payment | Tempo pembayaran (hari) | — | |
| Pembuat PO | Nama penyusun PO | ✅ | Default: pengguna yang login |
| Kode/Nama Supplier | Pemasok yang dituju | ✅ | Dipilih lewat tombol cari |
| Attention | Kontak/penerima di sisi supplier | — | |
| Jenis Jasa | Jenis jasa yang dipesan | ✅ (jika produk jasa) | Muncul untuk Jasa/Jasa Konstruksi |
| Jenis PPN | Exclude / Include / Non PPN | — | Opsi menyesuaikan status PKP supplier |
| Perlakuan PPN | Dibayar / Ditanggung / Dibebaskan | — | Menyesuaikan lokal/impor |
| Jatuh Tempo Penyelesaian | Batas penyelesaian (Hari atau Tanggal) | — | Pilih salah satu |
| Metode Pembayaran | Normal / Termin | — | Termin memunculkan field tahap |
| Catatan | Keterangan PO | ✅ |
7.2 Daftar Produk (Panel Kanan)
| Field | Kegunaan | Wajib? |
|---|---|---|
| Nama Produk | Nama barang/jasa | ✅ |
| Jumlah (Qty) | Banyaknya yang dipesan | ✅ |
| Satuan | Unit (pcs, unit, dll.) | — |
| Harga Satuan | Harga per unit | ✅ |
| Diskon (%) | Potongan per item | — |
| Total Harga | Otomatis dihitung | — |
7.3 Termin (jika Metode = Termin)
| Field | Kegunaan | Catatan |
|---|---|---|
| Basis Perhitungan | Persentase (%) atau Nominal (Rp) | |
| Uang Muka, Termin 1, Termin 2 | Besaran tiap tahap | |
| Pelunasan | Sisa setelah tahap-tahap di atas | Dihitung otomatis |
7.4 Ringkasan (Otomatis)
Jumlah Harga, Diskon, DPP (Barang/Jasa), PPN, PPh, Ongkos Kirim, dan Total Tagihan — semuanya dihitung sistem dan tidak perlu Anda isi manual.
8. Cara Kerja di Balik Layar
Saat PO disimpan, sistem menghitung ulang seluruh ringkasan pajak dan total dari data produk yang Anda masukkan — sehingga angka yang tersimpan selalu konsisten dengan rumus, bukan sekadar mengikuti tampilan. Nomor PO dibuat otomatis berurutan.
PO tidak menghasilkan jurnal. Statusnya (Open/Used/Closed) berubah sendiri mengikuti dokumen lanjutan: begitu ada Surat Jalan, BAST, atau Invoice yang merujuk PO, status naik ke Used lalu Closed saat selesai. Jika dokumen lanjutan dihapus, status PO turun kembali secara otomatis.
Khusus pembelian Impor (mata uang asing): angka di PO ditampilkan dalam mata uang asli (mis. USD), dengan pecahan desimal. PO Impor sengaja tidak menghitung pajak (DPP/PPN/PPh) maupun kurs — yang ditampilkan hanya Jumlah Harga, Diskon, dan Total Tagihan. Alasannya: PO hanya pesanan dan belum dibukukan, sedangkan kurs saat memesan biasanya berbeda dengan kurs saat tagihan datang. Jadi perhitungan pajak dan konversi ke Rupiah dilakukan nanti di Invoice — saat kurs sudah pasti.
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| Data → Lawan Transaksi (Supplier) | Sumber daftar supplier + status PKP/lokasi |
| Surat Jalan | Mencatat penerimaan barang atas PO |
| BAST | Mencatat serah-terima jasa atas PO |
| Invoice Pembelian | Penagihan; untuk PO termin, Invoice dibuat langsung dari PO |
10. Catatan & Pitfalls
| Pitfall | Penjelasan |
|---|---|
| PO tidak bisa diedit/dihapus | Berarti status sudah Used/Closed — sudah dipakai Surat Jalan/BAST/Invoice. Hapus dulu dokumen lanjutan tersebut bila memang ingin mengubah PO. |
| Tombol Tambah produk tidak aktif | Pilih Supplier terlebih dahulu — produk baru bisa ditambah setelah supplier dipilih. |
| Opsi PPN terkunci “Non PPN” | Supplier yang dipilih berstatus Non-PKP. Pilihan PPN hanya terbuka untuk supplier PKP. |
| Ganti supplier menghapus daftar produk | Disengaja — karena ketentuan pajak bisa berbeda antar supplier, daftar produk di-reset saat supplier diganti. |
| PO Impor tidak menampilkan DPP/PPN/PPh | Memang disengaja. Di PO Impor hanya tampil angka mata uang asing (Jumlah Harga, Diskon, Total Tagihan). Pajak & konversi Rupiah dihitung saat Invoice, bukan di PO. |
| Kode Mata Uang Impor tidak bisa diganti | Wajar bila PO dibuka dari layar yang sudah spesifik mata uang (mis. saldo awal termin Impor USD) — mata uang dikunci agar tidak salah pilih. |
| Catatan wajib diisi | PO tidak bisa disimpan tanpa Catatan. |
11. FAQ
Q: Apakah saya harus membuat PO sebelum membuat Invoice? A: Tidak wajib. Invoice bisa dibuat tanpa PO (untuk pembelian insidental). PO berguna saat Anda ingin mencatat pesanan resmi terlebih dahulu, atau untuk pembelian bertahap (termin).
Q: Kenapa Total di PO tidak muncul di laporan keuangan? A: Karena PO hanya dokumen pesanan, belum dijurnal. Angka baru masuk pembukuan saat Invoice dibuat.
Q: Bisakah satu PO berisi banyak produk? A: Bisa. Tambahkan sebanyak yang diperlukan di panel produk; ringkasan pajak & total menyesuaikan otomatis.
12. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan menu ini | Keunggulan PO Pembelian |
Terakhir diperbarui: 30-06-2026