Invoice Pembelian
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | Invoice Pembelian |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Pembelian → Invoice Pembelian |
| Ikon | 🧾 (Receipt) |
| Tipe Halaman | List (dengan tab multi-mode) + Form input |
| Mode Pemakaian | CRUD (Tambah, Edit, Hapus, Lihat) |
| Fitur | Tambah, Edit, Hapus, Lihat Invoice, Lihat Jurnal, Filter, Export |
| Filter | Asal Pembelian, Jenis Produk, Metode Pembayaran, Dengan/Tanpa PO, Supplier, Bulan, Pencarian |
| Hak Akses | Lihat: Direktur ke atas. Tambah, Edit, Hapus: SuperUser. |
Menu untuk mencatat tagihan (invoice) dari supplier atas pembelian barang/jasa. Inilah titik di mana pembelian masuk ke pembukuan: dari satu invoice, Booku menghitung pajak, mencatat hutang (bila kredit), dan membuat jurnal akuntansi secara otomatis.
2. Deskripsi Singkat
Invoice Pembelian adalah dokumen tagihan yang Anda terima dari supplier. Di menu ini Anda mencatat siapa supplier-nya, barang/jasa apa yang dibeli, berapa nilainya, serta ketentuan PPN dan PPh.
Berbeda dengan PO dan Surat Jalan/BAST yang hanya dokumen administratif, Invoice-lah yang masuk ke pembukuan. Begitu Anda menyimpan invoice, Booku otomatis membuat jurnal akuntansi: mencatat pembelian, PPN, PPh, dan — bila pembelian kredit — hutang usaha ke supplier.
Menu ini melayani banyak situasi sekaligus: pembelian lokal (Rupiah) atau impor (mata uang asing), dengan PO atau tanpa PO, dibayar tunai atau tempo (kredit), hingga pembayaran bertahap (termin).
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Jurnal otomatis & seimbang — satu invoice langsung menjadi jurnal akuntansi lengkap (produk, PPN, PPh, hutang/pembayaran), dijamin balance.
- Pajak Indonesia built-in — PPN menyesuaikan status supplier, PPh dipilih otomatis dari jenis jasa & profil supplier.
- Multicurrency dengan kurs BI otomatis — pembelian impor multi-mata uang, kurs Bank Indonesia terisi sendiri, hutang tercatat per mata uang.
- Termin terpandu & form adaptif — uang muka/pelunasan dicatat benar otomatis; produk mengalir dari Surat Jalan/BAST & PO tanpa ketik ulang.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Invoice Pembelian di Booku
4. Kegunaan
Anda perlu memakai menu ini saat:
| Skenario | Aksi yang Dilakukan |
|---|---|
| Menerima tagihan dari supplier atas barang/jasa | Buat Invoice baru |
| Mencatat pembelian tunai (langsung lunas) | Pilih Tunai saat membuat invoice |
| Mencatat pembelian kredit (berhutang) | Pilih Tempo — hutang usaha tercatat otomatis |
| Menagih PO secara bertahap | Pilih mode Termin (Uang Muka lalu Pelunasan) |
| Mencatat pembelian impor dari luar negeri | Pilih mode Impor + mata uang asing |
| Mencatat saldo awal hutang ke supplier (saat baru pindah ke Booku) | Buat invoice di Tahun Lampau (Data Awal) — tanpa jurnal, hanya saldo |
| Memeriksa jurnal yang terbentuk | Gunakan Lihat Jurnal pada baris invoice |
5. Pra-syarat
Sebelum membuat Invoice, pastikan:
| Pra-syarat | Catatan |
|---|---|
| Tahun Buku aktif sudah dipilih | Tanggal invoice mengikuti tahun buku aktif |
| Supplier terdaftar di Data Lawan Transaksi | Lengkap dengan status PKP, lokasi (dalam/luar negeri), jenis WP, dan status afiliasi — agar PPN/PPh otomatis benar |
| COA (akun) untuk produk sudah ada | Setiap produk perlu akun pencatatan (wajib di Tahun Buku berjalan) |
| Surat Jalan/BAST sudah dibuat | Untuk pembelian lokal — Invoice menagih barang/jasa yang sudah diterima |
| Akun Bank/Kas tersedia | Untuk pembelian Tunai (sumber dana pembayaran) |
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Membuka Halaman & Memilih Mode
- Dari sidebar, buka Pembelian → Invoice Pembelian
- Pilih mode sesuai pembelian Anda: kombinasi Dengan PO / Tanpa PO × Lokal / Impor × jenis produk atau metode (Rutin/Termin)
- Mode terbuka sebagai tab. Anda bisa membuka beberapa mode sekaligus dan berpindah antar tab tanpa kehilangan data
6.2 Membuat Invoice Baru
- Klik Tambah — pilih dulu Tunai atau Tempo pada jendela yang muncul
- Isi Nomor Invoice (sesuai dokumen dari supplier), Tanggal Invoice, dan Tanggal Diterima
- Pilih Supplier lewat tombol cari — nama terisi otomatis, dan opsi pajak menyesuaikan profil supplier
- Untuk pembelian lokal, isi dulu Surat Jalan/BAST (pilih dari daftar atau input manual) — lalu produk bisa ditambahkan
- Tambahkan produk (atau biarkan terisi otomatis dari Surat Jalan/BAST & PO): nama, jumlah, satuan, harga, akun (COA)
- Atur pajak: Jenis PPN, Perlakuan PPN, dan (untuk jasa) Jenis Jasa — PPh terisi otomatis
- Untuk impor: pilih Mata Uang (kurs terisi otomatis), isi data kepabeanan bila ada
- Lengkapi Jatuh Tempo, Sarana Pembayaran (jika Tunai), dan Catatan (wajib)
- Klik Hitung untuk melihat ringkasan pajak & total, lalu Simpan
Tombol Simpan baru aktif setelah Anda menekan Hitung — ini memastikan angka pajak & total sudah dikonfirmasi.
6.3 Mengedit Invoice
- Pada baris invoice, gunakan menu aksi (⋮) → Edit
- Ubah data yang diperlukan, tekan Hitung, lalu Update
Invoice hanya bisa diedit selama belum ada pembayaran yang merujuknya. Jika sudah dibayar (lewat Bukti Pengeluaran), opsi Edit/Hapus tidak tersedia.
6.4 Menghapus Invoice
- Gunakan menu aksi (⋮) pada baris invoice → Hapus
- Konfirmasi. Jurnal yang terbentuk ikut terhapus, dan status PO terkait dikembalikan otomatis
6.5 Melihat Jurnal
Gunakan menu aksi (⋮) → Lihat Jurnal untuk menampilkan jurnal akuntansi yang dibuat sistem dari invoice tersebut.
6.6 Membuat Invoice Termin (Pembayaran Bertahap)
Untuk pembelian dari PO yang dibayar bertahap:
- Pilih mode Dengan PO → Termin, lalu klik Tambah → Tempo.
- Di bagian Termin, klik tombol cari Nomor PO. Daftar PO termin muncul — bila Anda sudah memilih supplier, hanya PO milik supplier itu yang ditampilkan.
- Pilih PO. Supplier, produk, tahap (Uang Muka/Pelunasan), pajak, dan mata uang terisi otomatis dari PO. Untuk pembelian impor, mata uang terkunci sesuai PO — Anda tidak perlu memilihnya manual.
- Kolom akun (COA) hanya perlu diisi saat tahap Pelunasan. Pada tahap Uang Muka, kolom akun sengaja disembunyikan — barang/jasa baru diakui ke akunnya saat Pelunasan.
- Klik Hitung lalu Simpan. Nilai yang ditagih pada tahap ini dihitung otomatis sesuai porsi termin.
Pada tahap Uang Muka, sistem mencatat uang muka dulu (pembelian belum diakui). Saat Pelunasan, pembelian diakui penuh dan uang muka ditutup otomatis.
7. Penjelasan Field/Input
7.1 Data Tagihan (Panel Kiri)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Catatan |
|---|---|---|---|
| Nomor Invoice | Identitas tagihan dari supplier | ✅ | Dicek agar tidak kembar |
| Tanggal Invoice | Tanggal tagihan | ✅ | Mengikuti tahun buku aktif |
| Tanggal Diterima | Tanggal invoice diterima | ✅ | Tidak boleh sebelum Tanggal Invoice |
| Kode/Nama Supplier | Pemasok | ✅ | Dipilih lewat tombol cari |
| Jenis Jasa | Jenis jasa yang dibeli | ✅ (jika ada jasa) | Menentukan PPh otomatis |
| Jenis PPN | Exclude / Include / Non PPN | — | Opsi menyesuaikan status PKP supplier |
| Perlakuan PPN | Dibayar / Ditanggung / Dibebaskan | — | Menyesuaikan lokal/impor |
| Nomor & Tanggal Faktur Pajak | Data faktur pajak (PIB untuk impor) | ✅ (jika ada PPN) | Tanggal faktur = tanggal diterima (lokal) |
| Mata Uang & Kurs | Untuk pembelian impor | ✅ (impor) | Kurs terisi otomatis |
| Jatuh Tempo | Batas pelunasan (Hari atau Tanggal) | ✅ | Pilih salah satu |
| Sarana Pembayaran | Bank/Kas sumber dana | ✅ (jika Tunai) | |
| Catatan | Keterangan invoice (jadi uraian jurnal) | ✅ |
7.2 Daftar Produk (Panel Kanan)
| Field | Kegunaan | Wajib? |
|---|---|---|
| Nama Produk | Nama barang/jasa | ✅ |
| Jumlah (Qty) & Satuan | Banyaknya | ✅ |
| Harga Satuan | Harga per unit | ✅ |
| Diskon (%) | Potongan per item | — |
| COA (Akun) | Akun pencatatan produk | ✅ (Tahun berjalan) — kecuali tahap Uang Muka pada Termin (kolom disembunyikan) |
| Peruntukan / Kode Project | Bila pembelian untuk proyek tertentu | — |
7.3 Ringkasan (Otomatis, setelah klik Hitung)
DPP, PPN, PPh (Terutang/Dipotong), Total Tagihan, dan Jumlah Hutang Usaha (untuk Tempo) — semuanya dihitung sistem. Untuk impor, ditampilkan juga nilai dalam Rupiah.
8. Cara Kerja di Balik Layar
Saat invoice disimpan, Booku menghitung ulang seluruh pajak dan total dari produk yang Anda masukkan, lalu membuat jurnal akuntansi secara otomatis dalam satu langkah:
- Tunai → mencatat pembelian + PPN di sisi debet, dan Bank/Kas di sisi kredit; PPh langsung dicatat.
- Tempo → mencatat pembelian + PPN di sisi debet, dan Hutang Usaha di sisi kredit; PPh ditunda sampai pelunasan.
Hutang usaha dari invoice tempo otomatis muncul di Buku Pengawasan Hutang Usaha untuk dipantau dan dilunasi. Pada Tahun Lampau (input saldo awal), invoice dicatat tanpa membuat jurnal — hanya untuk membentuk saldo awal hutang.
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| PO Pembelian | Untuk pembelian dengan PO, invoice mengambil produk & ketentuan dari PO |
| Surat Jalan / BAST | Sumber produk yang ditagih (barang/jasa yang sudah diterima) |
| Bukti Pengeluaran | Tempat melunasi invoice tempo; di sinilah PPh tempo dipotong |
| Hutang Usaha (Buku Pengawasan) | Menampung outstanding hutang dari invoice tempo |
| Data → Lawan Transaksi (Supplier) | Sumber supplier + profil pajaknya |
10. Catatan & Pitfalls
| Pitfall | Penjelasan |
|---|---|
| Tombol Simpan tidak aktif | Tekan Hitung dulu — Simpan baru terbuka setelah perhitungan dikonfirmasi. |
| Tombol Tambah produk tidak aktif | Pilih Supplier dulu; untuk pembelian lokal, isi juga Surat Jalan/BAST terlebih dahulu. |
| Invoice tidak bisa diedit/dihapus | Berarti sudah ada pembayaran yang merujuknya. Batalkan pembayaran dulu bila ingin mengubah. |
| Opsi PPN terkunci “Non PPN” | Supplier berstatus Non-PKP. Opsi PPN hanya terbuka untuk supplier PKP. |
| Pilihan “Dikreditkan” tidak muncul | Perusahaan Anda belum berstatus PKP. Hanya perusahaan PKP yang dapat mengkreditkan Pajak Masukan. |
| Kolom akun (COA) hilang saat Termin Uang Muka | Normal — bukan kesalahan. Pada tahap Uang Muka belum perlu akun produk; akun diisi saat tahap Pelunasan. |
| Bar perhitungan hilang setelah mengubah data | Normal — saat Anda mengubah Tanggal/Supplier/Jenis PPN/Perlakuan PPN/produk, hasil lama disembunyikan agar tidak menyesatkan. Klik Hitung lagi untuk menampilkannya kembali. |
| Tanggal Faktur Pajak harus sama dengan Tanggal Diterima | Untuk pembelian lokal — sistem memperingatkan bila berbeda. |
| Catatan wajib diisi | Invoice tidak bisa disimpan tanpa Catatan (dipakai sebagai uraian jurnal). |
11. FAQ
Q: Apakah saya harus punya PO dulu sebelum membuat Invoice? A: Tidak. Invoice bisa dibuat Tanpa PO untuk pembelian insidental. PO berguna untuk pesanan resmi atau pembelian bertahap (termin).
Q: Kenapa PPh tidak muncul di jurnal invoice tempo saya? A: Untuk pembelian Tempo, PPh sengaja ditunda dan baru dipotong saat Anda melunasi lewat Bukti Pengeluaran. Itu sebabnya hutang tercatat penuh (sebelum dipotong PPh).
Q: Bagaimana mencatat hutang impor dalam mata uang asing? A: Pilih mode Impor dan mata uangnya — kurs Bank Indonesia terisi otomatis, dan hutang tercatat terpisah per mata uang.
12. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan menu ini | Keunggulan Invoice Pembelian |
| PO Pembelian | PO Pembelian |
| Surat Jalan Pembelian | Surat Jalan Pembelian |
| BAST Pembelian | BAST Pembelian |
Terakhir diperbarui: 29-06-2026