Piutang Karyawan
Menu untuk mencatat dan mengawasi pinjaman dana yang perusahaan berikan ke karyawan (mis. bantuan kesehatan, cicilan kebutuhan personal, dana darurat keluarga karyawan).
1. Identitas Menu
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Nama Menu | Piutang Karyawan |
| Lokasi (Tahun NORMAL) | Sidebar → Buku Pengawasan → Piutang → Piutang Karyawan |
| Lokasi (Tahun LAMPAU) | Sidebar → Data Awal → Piutang → Saldo Akhir Piutang Karyawan |
| Tipe Halaman | List + Detail Drawer |
| Mode Pemakaian | CRUD + Posting + Cair |
| Fitur | Tambah, Edit, Hapus, Posting, Cair, Lihat Jurnal, Refresh, Export |
| Filter | Pencarian (Nomor BPPK / Nama Karyawan) |
| Hak Akses | Direktur ke atas (Edit/Hapus); Semua user (Lihat) |
2. Deskripsi Singkat
Menu Piutang Karyawan dipakai untuk mencatat pinjaman yang perusahaan berikan ke karyawan. Kasus tipikal: bantuan kesehatan karyawan, cicilan untuk kebutuhan personal (mis. uang muka rumah, biaya pendidikan anak), atau dana darurat keluarga karyawan yang akan dipotong dari gaji bulanan.
Berbeda dengan modul Hutang Karyawan, form input Piutang Karyawan lebih ringkas — Anda hanya catat komitmen piutang awal (Karyawan, Jumlah, Tanggal). Detail pencairan (Bank/Kas mana, Biaya admin, dll.) ditentukan saat klik tombol Posting — karena saat memutuskan memberi pinjaman, biasanya Anda belum tahu pasti via Bank mana akan dicairkan.
3. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Modul khusus — pinjaman ke karyawan punya COA & flow tersendiri, tidak campur dengan Piutang Usaha atau Piutang Pihak Ketiga.
- Form input minimalis — tidak perlu tahu detail bank saat catat piutang awal; Sarana Pembayaran ditentukan saat Posting.
- Auto-fetch Jabatan dari Data Karyawan — pilih kode karyawan sekali, Nama & Jabatan otomatis terisi (dan auto-refresh saat Edit jika jabatan karyawan berubah).
- Posting yang aman — pencairan dana via Bukti Pengeluaran dijurnalkan dalam satu transaksi atomic; tidak ada risiko data setengah jadi.
- Bar Saldo dengan reconciliation otomatis — selisih List vs COA langsung terlihat di atas tabel.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Piutang Karyawan di Booku
4. Kegunaan
Anda perlu pakai menu ini saat:
| Skenario | Catatan |
|---|---|
| Perusahaan memberi bantuan kesehatan ke karyawan (sebagai pinjaman) | Akan dipotong dari gaji bulan-bulan berikutnya |
| Perusahaan memberi cicilan untuk kebutuhan personal karyawan | Mis. uang muka rumah, biaya pendidikan anak, dll. |
| Perusahaan memberi dana darurat keluarga karyawan | Bencana, sakit keras, dll. |
| Perusahaan menalangi dulu pengeluaran personal karyawan | Mis. talangin tiket business trip personal, dipotong gaji kemudian |
Bukan untuk: piutang ke customer reguler (pakai Piutang Usaha), piutang ke pihak luar non-karyawan (pakai Piutang Pihak Ketiga, Piutang Afiliasi, dll.). Juga bukan untuk: pinjaman yang karyawan berikan ke perusahaan — itu di modul Hutang Karyawan.
5. Pra-syarat
Sebelum mulai input, pastikan sudah:
| Data Master | Catatan |
|---|---|
| Karyawan sudah didaftarkan di Data → Data Karyawan | Lengkap dengan Jabatan |
| Tahun Buku sudah dibuka & dipilih sebagai aktif | Piutang masuk ke tahun buku aktif |
| COA Bank/Cash sudah aktif (untuk Posting) | Saat klik Posting, Anda akan pilih Sarana Pembayaran |
Catatan: Berbeda dengan Hutang Karyawan, pra-syarat COA Bank/Cash tidak diperlukan saat input karena form input Piutang tidak punya field Sarana. Tapi tetap diperlukan saat Posting.
Untuk Data Awal di tahun LAMPAU: Anda hanya input nominal Saldo Akhir, tanpa pencairan (saldo dicatat manual sebagai posisi awal historis).
6. Cara Mengoperasikan
6.1 Membuka Halaman
- Tahun NORMAL — Sidebar → Buku Pengawasan → Piutang → Piutang Karyawan
- Tahun LAMPAU — Sidebar → Data Awal → Piutang → Saldo Akhir Piutang Karyawan
6.2 Tambah Piutang Karyawan Baru
- Klik tombol Tambah di pojok kanan atas
- Isi Tanggal Pinjam (default: hari ini)
- Klik tombol cari di field Karyawan → pilih dari daftar karyawan (Kode, Nama, Jabatan otomatis terisi)
- Isi Jumlah Pinjaman (nominal pokok)
- (Opsional) Isi Nomor Kontrak
- Saldo Awal otomatis sama dengan Jumlah Pinjaman (untuk tahun NORMAL); untuk tahun LAMPAU isi manual ≥ Jumlah Pinjaman
- (Opsional) Isi Keterangan
- Klik Simpan
Setelah simpan, record muncul di tabel dengan Nomor Bukti otomatis ter-generate (BPPK-2026-1, BPPK-2026-2, dst.).
Catatan penting: Form input Piutang Karyawan tidak punya field Sarana Pembayaran, Biaya Admin, Ditanggung Oleh, atau Pembebanan. Field-field tersebut muncul saat klik Posting — di modal Bukti Pengeluaran.
6.3 Edit Piutang Karyawan
- Di tabel, klik kanan pada record yang ingin diubah → pilih Edit
- Ubah field yang diperlukan (Jabatan otomatis ter-refresh dari Data Karyawan terkini)
- Klik Simpan Perubahan
Catatan: Edit hanya bisa dilakukan kalau record belum di-Posting (Nomor JV masih 0).
6.4 Hapus Piutang Karyawan
- Di tabel, klik kanan pada record → pilih Hapus
- Konfirmasi pada dialog
Catatan: Hapus hanya bisa dilakukan kalau record belum di-Posting dan belum ada pembayaran/pencairan.
6.5 Posting (Membuat Jurnal Pencairan)
Posting adalah langkah pencairan dana ke karyawan + sekaligus membuat jurnal akuntansi:
- Di tabel, klik kanan pada record yang belum di-Posting (Nomor JV = 0)
- Pilih Posting
- Modal Input Bukti Pengeluaran muncul dengan tagihan auto-fill dari record Piutang Karyawan
- Pilih Sarana Pembayaran (Bank/Kas) — section ini tidak di-lock karena baru ditentukan sekarang
- (Jika via Bank) Isi Biaya Administrasi, pilih Ditanggung Oleh
- Isi Tanggal KK & Catatan
- Klik Simpan
Setelah Posting:
- Record Piutang Karyawan ter-update dengan Nomor JV baru + COA Sarana Pembayaran + detail bank tersimpan ke master
- Bukti Pengeluaran baru terbuat
- Jurnal akuntansi otomatis tergenerate (Debet Piutang Karyawan, Kredit Bank/Kas)
Semua ini terjadi dalam satu transaksi — kalau ada yang gagal, semua di-rollback.
6.6 Cair (Pencairan Angsuran Berikutnya)
Setelah Posting awal, jika ada pencairan tambahan (jarang, tapi mungkin terjadi untuk pinjaman bertahap):
- Di tabel, klik kanan pada record → pilih Cair
- Drawer Detail terbuka dengan dialog Tambah Pencairan otomatis ter-trigger
- Isi detail pencairan
- Klik Simpan
Untuk pengembalian/pelunasan piutang (saat karyawan mengembalikan pinjaman, biasanya via potong gaji), itu dicatat sebagai Bukti Penerimaan dengan kategori “Pencairan Piutang Karyawan” — bukan di menu ini.
6.7 Lihat Jurnal
- Di tabel, klik kanan pada record yang sudah di-Posting (Nomor JV ≠ 0)
- Pilih Lihat Jurnal
- Modal Jurnal Voucher muncul menampilkan baris-baris jurnal yang ter-generate
7. Penjelasan Field/Input
7.1 Form Tambah/Edit Piutang Karyawan
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Tanggal Pinjam | Tanggal kejadian transaksi | ✅ | Harus dalam tahun buku aktif |
| Karyawan | Karyawan yang menerima pinjaman | ✅ | Pilih dari daftar Data Karyawan (Kode + Nama + Jabatan auto-fill) |
| Jabatan | Posisi karyawan | (auto-fill) | Read-only — ter-fetch dari master Karyawan |
| Jumlah Pinjaman | Nominal pokok pinjaman | ✅ | > 0 |
| Nomor Kontrak | Referensi kontrak/perjanjian | ❌ | Free text |
| Saldo Awal | Saldo awal piutang | (auto) | NORMAL: otomatis = Jumlah Pinjaman. LAMPAU: input manual, minimal = Jumlah Pinjaman |
| Keterangan | Catatan tambahan | ❌ | Free text |
Penting: Form ini sengaja tidak punya Sarana Pembayaran, Biaya Admin, Ditanggung Oleh, atau Pembebanan. Field-field tsb. muncul di modal Bukti Pengeluaran saat klik Posting.
7.2 Form Bukti Pengeluaran (saat Posting)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Catatan |
|---|---|---|---|
| Sarana Pembayaran | COA Bank/Cash tempat dana keluar | ✅ | Anda pilih saat Posting |
| Biaya Administrasi | Biaya admin bank (jika via Bank) | ❌ | Default 0 |
| Ditanggung Oleh | Pihak yang menanggung biaya admin | ⚠️ | Wajib kalau Biaya Admin > 0 |
| Tanggal KK | Tanggal pencairan | ✅ | Default: hari ini |
| Catatan | Catatan tambahan untuk Bukti Pengeluaran | ✅ | Wajib diisi |
Setelah Posting, detail bank tersimpan ke master Piutang Karyawan (COA_Kredit, Biaya_Administrasi_Bank, Ditanggung_Oleh, Pembebanan) — sehingga konsisten antara catatan piutang dan jurnal pencairan.
8. Cara Kerja di Balik Layar
Saat Anda simpan record baru, Booku mencatat di tabel master Piutang Karyawan dengan Nomor Bukti unik (BPPK-{Tahun}-{Urutan}). Belum ada jurnal, belum ada COA Sarana (kosong) — karena pencairan belum dilakukan.
Saat Anda klik Posting, Booku:
- Buka modal Bukti Pengeluaran dengan tagihan pre-fill (Saldo Awal piutang) tapi section Bank kosong (user pilih sekarang)
- Setelah user pilih Sarana & simpan, generate entry Bukti Pengeluaran + update record Piutang Karyawan dengan: Nomor JV, COA_Kredit, Biaya_Administrasi_Bank, Ditanggung_Oleh, Pembebanan
- Generate jurnal: Debet COA Piutang Karyawan (
11508), Kredit COA Bank/Kas (Sarana Pembayaran)
Semua langkah disimpan dalam satu transaksi database. Kalau salah satu gagal, semua di-rollback.
Untuk reconciliation (Bar Saldo di atas tabel), Booku menghitung 3 angka:
- Saldo (List) — akumulasi dari semua record di tabel
- Saldo (COA) + AJP — saldo COA Piutang Karyawan dari jurnal plus AJP (Adjustment Jurnal Penyesuaian)
- Selisih —
List − (COA + AJP). Ideal = 0; merah kalau ≠ 0
9. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| Data → Data Karyawan | Sumber daftar Karyawan + Jabatan (pra-syarat) |
| Data → COA (Chart of Account) | Sumber Sarana Pembayaran (COA Bank/Cash) saat Posting |
| Bukti Pengeluaran | Auto-generated saat Posting Piutang Karyawan |
| Bukti Penerimaan | Dipakai untuk pencatatan pengembalian/pelunasan (kategori “Pencairan Piutang Karyawan”) |
| Jurnal Umum | Jurnal hasil Posting bisa dilihat di Jurnal Umum |
| Buku Besar | Saldo COA Piutang Karyawan muncul di Buku Besar |
| Validasi Saldo Awal | Dashboard agregator yang menyertakan Piutang Karyawan dalam reconciliation lintas modul |
| Data Awal → Piutang Karyawan | Mode khusus di tahun LAMPAU untuk input Saldo Akhir historis |
10. Catatan & Pitfalls
| Pitfall | Penjelasan |
|---|---|
| Karyawan tidak muncul di picker | Cek di Data → Data Karyawan, pastikan karyawan terdaftar |
| Tidak ada field Sarana saat input | Wajar — itu sengaja. Sarana diisi saat klik Posting. Sesuai konvensi internal |
| Edit/Hapus disabled | Record sudah di-Posting (Nomor JV > 0) atau sudah ada pencairan |
| Posting tidak bisa di-undo | Setelah Posting, edit/hapus tidak diizinkan. Pastikan data benar sebelum Posting |
| Tahun LAMPAU tidak ada tombol Posting | Wajar — di LAMPAU saldo dicatat manual, tidak ada jurnal |
| Saldo Awal LAMPAU tidak bisa < Jumlah Pinjaman | Sistem auto-correct ke nilai Jumlah Pinjaman jika user input kurang |
| Selisih di Bar Saldo merah | Cek: (a) ada record yang belum di-Posting? (b) ada jurnal manual yang tidak match? (c) Saldo COA di Data COA sudah di-input untuk tahun LAMPAU? |
| Pengembalian dari karyawan tidak dicatat di sini | Pengembalian/pelunasan masuk via Bukti Penerimaan dengan kategori “Pencairan Piutang Karyawan”, bukan di menu Piutang Karyawan |
11. FAQ
(Belum ada FAQ terkumpul. Bagian ini akan diisi seiring pertanyaan user.)
12. Lihat Juga
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan menu ini | Keunggulan: Piutang Karyawan |
| Modul saudara | Hutang Karyawan — pinjaman dari karyawan |
| Modul sejenis | Piutang Pihak Ketiga, Piutang Afiliasi |
| Dashboard reconciliation | Validasi Saldo Awal |
Terakhir diperbarui: 08-05-2026