Data COA

Aspek	Keterangan
Nama Menu	Data COA (Chart of Account)
Lokasi Sidebar	Data Master → Data COA
Sub-fitur	Form Input/Edit COA (dibuka via tombol Tambah COA atau menu Edit di tiap baris)

Deskripsi Singkat

Data COA (Chart of Account) adalah halaman daftar akun yang Booku gunakan untuk mengelompokkan setiap transaksi keuangan. Setiap akun punya kode 5 digit (misal 11201 untuk Kas), nama, mata uang, dan saldo awal — angka-angka inilah yang nanti membentuk Neraca dan Laporan Laba Rugi perusahaan Anda.

Halaman ini adalah menu master yang dibuka di awal pemakaian Booku (saat setup pertama) dan saat Anda perlu menambah/menyesuaikan akun seiring perkembangan bisnis. Setiap kali Anda input transaksi (Bukti Penerimaan, Invoice, Jurnal Umum, dll.), Anda akan memilih akun dari daftar di sini.

Sekilas Keunggulan

Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:

Multicurrency built-in — setiap akun bisa punya mata uang berbeda (IDR/USD/EUR/dll), kurs BI dan konversi ke IDR otomatis.

Balance Card real-time — Total Aktiva vs Passiva ditampilkan di atas tabel, jadi Anda tahu langsung apakah neraca seimbang sebelum mulai input transaksi.

D/K otomatis — Anda tidak perlu paham “akun ini Debet atau Kredit” — sistem tentukan sendiri dari kode 5 digit.

Sistem mencegah salah input — saldo otomatis terkunci untuk akun yang tidak boleh diedit manual (Laba Tahun Berjalan, akun biaya, tahun buku berjalan).

📖 Detail lengkap: Keunggulan Data COA di Booku

Kegunaan

Anda perlu membuka Data COA saat ingin:

Skenario	Contoh
Setup awal	Pertama kali pakai Booku — lihat daftar akun default, sesuaikan saldo awal
Tambah akun baru	Buka rekening bank baru, butuh COA Kas/Bank tambahan
Edit nama akun	Rename “Bank A” → “Bank BCA Cabang Sudirman”
Cek neraca seimbang	Sebelum mulai input transaksi, pastikan Aktiva = Passiva
Cek saldo akun	Lihat saldo awal/akhir tiap akun di tahun buku ini
Sembunyikan akun yang tidak terpakai	Mata uang asing yang tidak dipakai → set Visibilitas = Tidak
Export daftar akun	Untuk konsultan/auditor — export ke Excel

Pra-syarat

Sebelum menu ini bisa berguna, pastikan:

Tahun Buku Aktif sudah ditentukan (Booku otomatis pilih tahun terbaru saat login).
Permission level Anda cukup:
- Lihat data: Direktur+ (Level 3 ke atas)
- Tambah/Edit: SuperUser+ (Level 9 ke atas)
- Hapus: AppDeveloper (Level 99) — sangat terbatas
Untuk input saldo awal: tahun buku harus berstatus LAMPAU (tahun cutoff/migrasi). Di TB NORMAL, saldo otomatis dari hasil tutup buku tahun sebelumnya — tidak bisa diedit manual.

Cara Mengoperasikan

Membuka Halaman

Klik menu Data Master di sidebar
Pilih Data COA

Tabel langsung tampil dengan seluruh akun + Balance Card di header.

Menyaring (Filter) Data

Empat filter tersedia di atas tabel:

Filter	Cara Pakai	Hasil
Kepala Akun	Ketik 1-5 digit awal kode (mis. `1`, `11`, `211`)	Tampilkan semua akun yang dimulai dengan angka tersebut
Cari Akun	Ketik kata kunci (mis. `bank`, `piutang`)	Cari di kode atau nama akun (tidak peduli huruf besar/kecil)
Visibilitas	Pilih Semua / Ya / Tidak	Tampilkan akun terlihat, tersembunyi, atau keduanya
Mata Uang	Pilih Semua atau salah satu (USD/AUD/dll)	Tampilkan akun dengan mata uang tertentu

Klik Reset untuk hapus semua filter sekaligus.

Drill-down: Anda bisa kombinasi filter Kepala Akun + Cari Akun. Contoh: Kepala 21 + Cari bank → semua hutang yang nama akunnya mengandung “bank”.

Tambah COA Baru

Klik tombol + Tambah COA di kanan atas
Isi form (lihat detail field di bawah)
Klik Tambah

Hanya user level SuperUser+ (Level 9) ke atas yang bisa lihat tombol ini.

Edit COA

Klik ikon ⋮ di kolom Aksi pada baris yang ingin diedit → pilih Edit
Form terbuka dengan data terisi
Field Kode Akun tidak bisa diubah (locked di mode edit) — kalau salah kode, hapus dan buat baru
Edit field yang ingin diubah, klik Simpan

Hapus COA

Klik ikon ⋮ di kolom Aksi → pilih Hapus
Konfirmasi dialog: klik Hapus

Hanya AppDeveloper (Level 99) yang bisa hapus COA. COA standar/sistem yang sudah terikat ke transaksi sebaiknya tidak dihapus.

Export ke Excel

Klik tombol Export
Pilih mode: Polos (data mentah) atau Bergaya (dengan header & formatting)
File .xlsx ter-download

Penjelasan Field/Input (Form Input/Edit COA)

Field di Form

Field	Kegunaan	Wajib?	Catatan
Kode Akun (COA)	Identitas akun, 5 digit angka	Ya	Locked di mode edit. Digit pertama tidak boleh “9” (reserved). Tidak boleh duplikat.
Debet/Kredit (D/K)	Sifat natural akun	Otomatis	Ditentukan sistem dari digit pertama COA — tidak bisa dipilih manual.
Nama Akun	Nama akun yang muncul di laporan & transaksi	Ya	Max 99 karakter. Bebas Bahasa Indonesia.
Mata Uang	Mata uang akun (IDR/USD/AUD/JPY/CNY/EUR/SGD/GBP)	Ya	Default IDR. Mengubah mata uang akan reset saldo ke 0.
Kurs	Kurs konversi ke IDR	Otomatis	IDR = 1. Mata uang asing = kurs BI tanggal 31 Desember tahun buku aktif.
Visibilitas	Tampilkan/sembunyikan akun di daftar	Ya	Otomatis ‘Ya’ saat saldo ≠ 0; opsi ‘Tidak’ di-lock saat saldo ber-isi.
Saldo Awal/Akhir	Saldo akun di tahun buku ini	Tidak	Format dinamis IDR (bulat) atau MUA (2 desimal). Boleh negatif untuk kontra-akun.
Saldo Awal/Akhir (IDR)	Hasil konversi ke Rupiah	Otomatis	Display-only. Update real-time saat Saldo atau Kurs berubah.
Keterangan (Uraian)	Deskripsi akun (opsional)	Tidak	Max 255 karakter.

Label “Saldo” Dinamis Berdasarkan Jenis Tahun Buku

Jenis Tahun Buku	Label	Cara Kerja
LAMPAU (tahun cutoff)	“Saldo Akhir”	User input manual saldo akhir tahun (data historis)
NORMAL (tahun berjalan)	“Saldo Awal”	Otomatis dari saldo akhir tahun lalu (hasil tutup buku) — tidak bisa diedit

Cara Kerja di Balik Layar

Kategori COA berdasarkan digit pertama:

Prefix	Kategori	D/K Natural
1xxxx	Aktiva	DEBET
2xxxx	Kewajiban (Hutang)	KREDIT
3xxxx	Ekuitas (Modal)	KREDIT
4xxxx	Pendapatan	KREDIT
5xxxx	Harga Pokok Penjualan	DEBET
6xxxx	Biaya Operasional	DEBET
7xxxx	Pendapatan Lain-lain	KREDIT
8xxxx	Biaya Lain-lain	DEBET
9xxxx	(reserved)	–

Balance Card dihitung sebagai:

Total Aktiva = jumlah Saldo Awal (IDR) semua COA prefix 1
Total Passiva = jumlah Saldo Awal (IDR) semua COA prefix 2 atau 3
Selisih = Aktiva − Passiva (idealnya = 0)

Kurs untuk konversi saldo: Booku ambil kurs dari tbl_kursakhirbulan kolom Desember di database tahun buku aktif — yaitu kurs tengah BI tanggal 31 Desember tahun buku tersebut. Tidak perlu input manual.

Menu Terkait	Hubungan
Semua menu transaksi (Jurnal Umum, Bukti Penerimaan/Pengeluaran, Invoice, dll.)	Memakai COA dari sini untuk identifikasi sisi Debet/Kredit
Buku Besar	Menampilkan riwayat transaksi per COA dari menu ini
Laporan Keuangan (Neraca, Laba Rugi)	Disusun dari saldo COA + transaksi
Tutup Buku	Memproses Saldo Akhir TB tahun ini → Saldo Awal TB tahun berikutnya
Validasi Saldo Awal	Membandingkan saldo COA dengan saldo per item Buku Pengawasan
Sistem KodeTautanCOA	Beberapa COA kunci (Kas, Bank, Hutang Usaha, Laba Tahun Berjalan, dll.) di-link ke konstanta sistem

Catatan & Pitfalls

Hal	Penjelasan
Saldo direset saat ubah mata uang	Ini disengaja — angka “1000” dalam IDR ≠ “1000” dalam USD. Sistem reset ke 0 untuk mencegah salah konversi tanpa Anda sadari.
Saldo bisa negatif	Beberapa akun secara natural punya saldo negatif: Akumulasi Penyusutan (kontra-aset), Cadangan Piutang Tak Tertagih, Treasury Stock (kontra-ekuitas), Retur Penjualan. Booku tidak membatasi minimum.
Kosongkan field saldo = set ke 0	Saat Edit, kalau Anda kosongkan field saldo lalu Simpan, sistem akan menyimpan sebagai 0 (bukan “skip update”).
Akun ber-saldo tidak bisa disembunyikan	Opsi Visibilitas “Tidak” otomatis di-disable saat saldo ≠ 0. Kalau ingin hide, kosongkan saldo dulu.
Saldo Laba Tahun Berjalan locked	Akun `35101` adalah hasil otomatis sistem (selisih Aktiva-Passiva + akumulasi laba/rugi periode). Tidak ada user yang boleh edit manual.
Akun biaya saldo selalu 0	Akun prefix 5-8 (Biaya & sejenisnya) secara natural reset ke 0 setiap awal periode. Field disabled.
TB Normal: saldo locked	Di tahun buku yang sedang berjalan, Saldo Awal adalah konsekuensi otomatis dari tutup buku tahun lalu. Untuk koreksi saldo awal, harus lewat proses Tutup Buku — bukan edit langsung.
Balance Card tersembunyi saat filter aktif	Saat filter Kepala Akun/Cari Akun/Visibilitas=Tidak aktif, Balance Card disembunyikan karena saldo yang ditampilkan adalah subset, bukan total.
Kode 9xxxx tidak diizinkan	Digit pertama “9” reserved untuk sistem. Tidak bisa dipakai untuk user-defined COA.

FAQ

Q: Kenapa kolom Kurs kosong untuk akun IDR? A: Kurs IDR pasti 1,00 — sistem sengaja kosongkan tampilan untuk mengurangi noise visual di tabel. Nilai aslinya tetap tersimpan sebagai 1,00.

Q: Kenapa saldo saya kembali ke 0 setelah saya ubah mata uang? A: Disengaja. Angka saldo dalam mata uang lama tidak relevan setelah ganti mata uang baru — sistem reset demi keamanan. Input ulang saldo dalam mata uang baru.

Q: Kenapa field Saldo Akhir di-disabled? A: Tergantung situasi: (1) Anda di Tahun Buku NORMAL — saldo otomatis dari tutup buku, (2) Akun biaya (kode ≥ 40000) — natural tidak punya saldo awal, (3) Akun Laba Tahun Berjalan (35101) — sistem auto-generate.

Q: Saya kosongkan saldo, simpan, tapi saldo lama tetap ada? A: Sebelumnya ini memang bug — sudah diperbaiki di V2 (sesi 22-05-2026). Sekarang kosongkan field = simpan sebagai 0. Pastikan Anda pakai versi terbaru.

Q: Bagaimana melihat akun yang disembunyikan? A: Filter Visibilitas → pilih Tidak. Akun tersembunyi tampil dengan icon mata tertutup di kolom Vis.

Q: Bisakah saya ubah kode COA setelah dibuat? A: Tidak. Kode adalah identitas permanen — kalau salah, hapus akun dan buat baru. (Hanya AppDeveloper yang bisa hapus.)

Q: Apakah saya bisa custom kode COA (mis. pakai 6 digit)?

Referensi Teknis

Untuk Anda yang ingin tahu detail teknis (developer / IT internal).

Topik	Dokumen
Keunggulan menu (untuk marketing & demo)	`keunggulan/keunggulan-per-menu/data-coa.md`

Terakhir diperbarui: 23-05-2026