Buku Pengawasan Turunan Gaji

Lokasi sidebar: Buku Pengawasan → Gaji → (BPJS Kesehatan / BPJS Ketenagakerjaan / Koperasi Karyawan / Serikat)

Saat Tahun Buku LAMPAU, menu ini juga dapat diakses via Data Awal → Hutang → Gaji → {Varian} dengan judul berubah jadi “Saldo Akhir Hutang …“.

1. Deskripsi Singkat

Buku Pengawasan Turunan Gaji adalah 4 halaman pengawasan hutang untuk tagihan yang muncul dari potongan gaji karyawan. Setiap halaman fokus ke satu jenis hutang:

BPJS Kesehatan — iuran BPJS Kesehatan
BPJS Ketenagakerjaan — iuran BPJS TK (JHT, JP, JKK, JKM)
Koperasi Karyawan — simpanan / angsuran karyawan ke koperasi
Serikat Pekerja — iuran serikat

Setiap bulan, sistem menampilkan dua angka penting: berapa yang dipotong dari gaji karyawan (dari Buku Pengawasan Gaji), dan berapa tagihan yang harus dibayar ke pihak ketiga. Selisih antara keduanya harus = 0 — kalau tidak, ada koreksi yang perlu dilakukan.

Setelah tagihan jelas, Anda bisa langsung mencatat pembayarannya dari menu ini — tanpa perlu pindah ke menu lain.

2. Sekilas Keunggulan

Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:

Cek selisih otomatis — Booku menghitung Jumlah Potongan (dari gaji) vs Jumlah Tagihan (yang dibayar ke pihak ketiga); kalau tidak sama, seluruh baris berubah warna oranye sebagai peringatan

Adjustment Selisih dengan jurnal otomatis — sekali klik, Booku bikin jurnal koreksi dengan COA yang sudah ditentukan; Anda tidak perlu tahu Debet/Kredit

Block pembayaran kalau ada selisih — paksa Anda menyelesaikan selisih dulu sebelum bayar, supaya jurnal selalu sinkron

Tracking pembayaran lintas tahun — kalau tagihan lama baru dibayar tahun depan, sistem tetap mencatat di baris bulan yang benar

📖 Detail lengkap: Keunggulan Buku Pengawasan Turunan Gaji di Booku

3. Kegunaan

Pakai menu ini saat:

Skenario	Yang Dilakukan
Setiap bulan setelah input gaji karyawan	Catat tagihan BPJS / Koperasi / Serikat ke pihak ketiga sesuai potongan gaji bulan tersebut
Mau bayar BPJS / Koperasi / Serikat	Klik menu Bayar untuk catat pembayaran dengan otomatis update sisa tagihan
Cek apakah ada selisih antara potongan gaji vs tagihan	Lihat kolom Selisih — baris dengan selisih ≠ 0 akan oranye
Ada selisih yang perlu dikoreksi	Klik menu Adjustment Selisih — Booku bikin jurnal koreksi otomatis
Mau input data awal hutang multi-tahun (Tahun Buku LAMPAU)	Pakai tombol [+] untuk tambah tahun lampau, lalu input tagihan & pembayaran per bulan

4. Pra-syarat

Sebelum pakai menu ini, pastikan:

Buku Pengawasan Gaji sudah terisi untuk bulan yang ingin Anda lihat tagihannya
- Khususnya kolom potongan: Potongan_Hutang_BPJS_Kesehatan, Potongan_Hutang_BPJS_Ketenagakerjaan, Potongan_Hutang_Koperasi, Potongan_Hutang_Serikat
- Tanpa data gaji, kolom Jumlah Potongan akan = 0 dan Selisih jadi negatif (atau positif kalau Anda input tagihan)
COA Tautan sudah ter-set untuk akun hutang turunan (BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Koperasi Karyawan, Serikat)
Konstanta Lawan Transaksi Internal sudah ada (otomatis dari sistem — BPJS-KS, BPJS-TK, KOPKAR, SP)

5. Cara Mengoperasikan

Klik Buku Pengawasan di sidebar
Klik Gaji untuk expand submenu
Klik salah satu varian: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, Hutang Koperasi Karyawan, atau Hutang Serikat

Halaman akan menampilkan tabel 12 bulan (Januari–Desember) untuk Tahun Buku Aktif.

5.2 Ganti Tahun yang Ditampilkan

Di header halaman, ada dropdown Tahun. Pilih tahun lain untuk melihat data tahun tersebut. Tahun-tahun yang tersedia adalah tahun yang sudah punya data tagihan.

5.3 Input atau Edit Tagihan

Klik kanan pada baris bulan → pilih Input Tagihan (jika belum ada) atau Edit Tagihan (jika sudah ada)
Form akan muncul dengan field:
- Bulan (terisi otomatis)
- Jumlah Tagihan (isi nilai yang harus dibayar ke pihak ketiga)
- Jumlah Potongan (read-only, otomatis dari Buku Pengawasan Gaji)
- Keterangan (opsional)
Klik Simpan

Tip: Idealnya Jumlah Tagihan = Jumlah Potongan. Kalau berbeda, kolom Selisih akan muncul dan butuh Adjustment.

5.4 Adjustment Selisih (Koreksi Otomatis)

Kalau ada selisih (kolom Selisih ≠ 0):

Klik kanan pada baris bulan → pilih Adjustment Selisih
Modal akan muncul dengan preview jurnal yang akan dibuat (Debet/Kredit COA + nominal sudah ditentukan otomatis)
Pilih Tanggal Jurnal (wajib di Tahun Buku Aktif)
(Opsional) Isi keterangan
Klik Simpan Jurnal

Setelah simpan, kolom Koreksi Selisih ter-update dan Selisih jadi 0.

5.5 Bayar Tagihan

Pastikan kolom Selisih = 0 (kalau ada selisih, lakukan Adjustment dulu — Booku akan block kalau masih ada selisih)
Klik kanan pada baris bulan dengan tagihan yang belum lunas → pilih Bayar
Modal Input Pengeluaran Bank-Cash akan otomatis terbuka dengan:
- Kategori: Pembayaran Hutang (terkunci)
- Peruntukan: Pembayaran Hutang {Varian} (terkunci)
- Kode/Nama Lawan Transaksi: terisi otomatis (BPJS-KS, BPJS-TK, KOPKAR, SP)
- Tabel kanan: 1 baris tagihan dengan Jumlah Tagihan, Sisa Tagihan, Jumlah Bayar
Pilih Sarana Pembayaran (bank / cash)
Pilih Tanggal Bayar
Klik Simpan

5.6 Lihat Detail Pembayaran

Klik kanan pada baris bulan → pilih Detail Pembayaran
Drawer akan muncul di sisi kanan dengan info tagihan + daftar pembayaran yang sudah dilakukan
Di drawer Anda juga bisa: tambah pembayaran lagi (kalau belum lunas), edit/hapus pembayaran existing, lihat jurnal pembayaran

5.7 Tambah / Hapus Tahun Lampau (Khusus Tahun Buku LAMPAU)

Kalau Anda registrasi Booku di Tahun Buku LAMPAU dan perlu input data multi-tahun:

Tambah Tahun: klik tombol [+] di header → konfirmasi → sistem buat 12 baris bulan kosong untuk tahun sebelumnya
Hapus Tahun: klik tombol [−] di header → konfirmasi → sistem hapus seluruh data tahun terlama (TIDAK boleh hapus tahun aktif)

Tombol [+]/[-] hanya muncul saat Tahun Buku Aktif berjenis LAMPAU.

6. Penjelasan Field/Input

6.1 Tabel Utama (per Bulan)

Kolom	Kegunaan	Visibility
No.	Nomor urut bulan (1-12)	Selalu
Bulan	Nama bulan (Januari–Desember)	Selalu
Nomor BPH	Nomor Bukti Pengawasan Hutang (mis. `BPHKS-2024-1`)	Selalu
Jumlah Tagihan	Nilai yang dibayar ke pihak ketiga (input user)	Selalu
Jumlah Potongan	Total potongan dari Buku Pengawasan Gaji (otomatis)	NORMAL & tahun aktif
Selisih Tagihan	Tagihan − Potongan	NORMAL & tahun aktif
Koreksi Selisih	Hasil Adjustment (otomatis)	NORMAL & tahun aktif
Selisih	Selisih Tagihan + Koreksi Selisih (idealnya = 0)	NORMAL & tahun aktif
Jumlah Pembayaran	Total yang sudah dibayar ke pihak ketiga	Selalu
Sisa Pembayaran	Tagihan − Pembayaran	Selalu
Keterangan	Catatan opsional dari user	Selalu

Di baris paling bawah ada baris JUMLAH dengan total kolom numerik per halaman.

6.2 Form Input/Edit Tagihan

Field	Wajib?	Keterangan
Bulan	(otomatis)	Read-only
Jumlah Tagihan	Tidak wajib (boleh 0)	Nilai yang dibayar ke pihak ketiga. Kalau 0, keterangan otomatis dikosongkan
Jumlah Potongan	(otomatis)	Read-only — diambil dari Buku Pengawasan Gaji
Keterangan	Tidak wajib	Catatan bebas

6.3 Form Adjustment Selisih

Field	Wajib?	Keterangan
Preview record + jurnal	(otomatis tampil)	Menampilkan COA Debet/Kredit + Jumlah yang akan dibuat
Tanggal Jurnal	Wajib	Harus di Tahun Buku Aktif (kalender otomatis lock ke tahun aktif)
Keterangan	Tidak wajib	Default otomatis “Adjustment Selisih {Varian} {Bulan} {Tahun}“

7. Cara Kerja di Balik Layar

Sumber Jumlah Potongan: Booku otomatis menjumlahkan kolom potongan dari tbl_pengawasangaji per bulan. Misal untuk BPJS Kesehatan: SUM(Potongan_Hutang_BPJS_Kesehatan) WHERE Bulan = “Januari”. Kalau ada multi-baris gaji per bulan (mis. gaji + THR + koreksi), semuanya diakumulasi.

Sumber Jumlah Pembayaran: Booku scan tbl_buktipengeluaran cari baris dengan Nomor_BP = NomorBPH dan status sudah Dibayar. Kalau perusahaan telat bayar (mis. tagihan 2022 dibayar di 2024), Booku tetap menemukan pembayaran tersebut walaupun berada di database transaksi tahun berbeda — karena sistem melakukan lookup lintas tahun otomatis.

Adjustment Selisih: Jurnal koreksi yang dibuat akan punya Jenis_Jurnal = "Adjusment Selisih", Lawan Transaksi Internal, dan COA yang ditentukan otomatis berdasarkan tanda selisih (positif/negatif). Setelah jurnal tersimpan, sistem otomatis update kolom Koreksi Selisih di baris tagihan sehingga Selisih menjadi 0.

Menu Terkait	Hubungan
Buku Pengawasan Gaji	Sumber `Jumlah Potongan` per bulan (kolom potongan sesuai jenis turunan). Tanpa data gaji yang lengkap, Jumlah Potongan = 0
Bukti Pengeluaran Bank/Cash	Tempat pencatatan pembayaran. Saat klik Bayar dari menu Turunan Gaji, modal Input Bukti Pengeluaran akan muncul dengan preset Kategori/Peruntukan/Lawan Transaksi/Tagihan
Jurnal Umum	Jurnal Adjustment Selisih + jurnal pembayaran akan muncul di Jurnal Umum dengan `Jenis_Jurnal = "Adjusment Selisih"` atau peruntukan pembayaran
Buku Besar	COA Hutang BPJS / Koperasi / Serikat akan ter-update secara otomatis setiap kali ada Adjustment atau pembayaran
Data Awal (saat LAMPAU)	Menu ini juga muncul di Data Awal → Hutang → Gaji untuk input data multi-tahun saat registrasi awal

9. Catatan & Pitfalls

Selisih bisa muncul karena pembulatan iuran. BPJS sering pakai pembulatan ke Rp 100. Kalau hitungan potongan gaji dan tagihan BPJS beda sedikit, Selisih kecil normal — selesaikan dengan Adjustment.
Pembayaran yang sudah lunas tidak bisa di-bayar lagi. Tombol Bayar akan disabled (abu-abu) kalau Sisa Pembayaran ≤ 0.
Adjustment di Tahun Buku LAMPAU tidak tersedia. Konsep Selisih hanya berlaku di mode NORMAL karena potongan gaji tidak relevan untuk data historis LAMPAU.
Edit tagihan di tahun closed tidak diizinkan. Kalau Anda telusur tahun yang sudah ditutup (NORMAL tapi bukan tahun aktif), menu Input/Edit Tagihan akan hilang — tahun closed bersifat read-only.
Tombol [+] dan [-] hanya muncul di Tahun Buku LAMPAU. Setelah Tutup Buku ke NORMAL, manajemen tahun lampau dikunci.
Hapus tahun hanya bisa untuk tahun terlama. Anda tidak bisa “selip” hapus tahun di tengah-tengah. Tombol [-] akan disabled kalau tahun terlama = tahun aktif.
Bulan dengan Jumlah Tagihan = 0 → Keterangan otomatis dikosongkan saat simpan. Ini sesuai aturan Booku Lama: kalau tidak ada tagihan, tidak ada konteks untuk keterangan.
Setelah Adjustment, jurnal masuk Buku Besar. Kalau Anda batal/hapus jurnal Adjustment dari Jurnal Umum, kolom Koreksi Selisih di tabel Turunan Gaji tidak otomatis revert. Sebaiknya jangan edit/hapus jurnal Adjustment langsung dari Jurnal Umum — lakukan ulang Adjustment dari menu ini.

10. FAQ

Q: Saya sudah input gaji untuk bulan Januari tapi Jumlah Potongan di Turunan Gaji masih 0. Kenapa?

Pastikan: (1) Tahun yang Anda lihat di dropdown Tahun = Tahun Buku Aktif, (2) bulan di Buku Pengawasan Gaji sudah benar (Januari, bukan typo), (3) kolom potongan di Buku Pengawasan Gaji sudah terisi (bukan 0).

Q: Kenapa kolom Selisih dan Adjustment hilang saat saya pilih tahun lain di dropdown?

Tahun yang Anda telusur bukan Tahun Buku Aktif lagi (tahun closed). Kolom Selisih & Adjustment tidak relevan untuk tahun yang sudah ditutup — sistem otomatis sembunyikan. Untuk tahun closed, Anda tetap bisa lihat pembayaran via Detail Pembayaran.

Q: Pembayaran BPJS Desember 2022 baru dilakukan Januari 2024. Akan muncul di mana?

Pembayaran tersebut tercatat di baris bulan Desember 2022 (sesuai Nomor BPH-nya), bukan di Januari 2024. Booku menelusur pembayaran lintas tahun otomatis — saat Anda buka Tahun 2022, kolom Jumlah Pembayaran sudah memperhitungkan pembayaran yang terjadi di 2024.

Q: Saya klik Bayar tapi muncul peringatan “Tidak dapat melakukan pembayaran karena masih ada selisih”. Bagaimana cara melanjutkan?

Anda harus selesaikan selisih dulu sebelum bayar. Pilihannya: (1) klik kanan baris → Adjustment Selisih untuk bikin jurnal koreksi otomatis, atau (2) periksa & koreksi data di Buku Pengawasan Gaji kalau memang potongannya salah.

Q: Saya pakai Booku Lama dulu, di sana sistem otomatis trigger Adjustment saat bayar. Di Booku V2 kok diblok?

Booku V2 sengaja memaksa user sadar adanya selisih — supaya tidak luput dari kontrol akuntansi. Adjustment dilakukan secara eksplisit lewat tombol khusus, jadi Anda tahu persis kapan jurnal koreksi dibuat. Hasil akhirnya sama dengan Booku Lama, hanya alurnya sengaja lebih sadar.

11. Referensi Teknis

Untuk pengembang dan tim internal yang ingin tahu detail lebih dalam:

Topik	Dokumen
Keunggulan menu ini (Tier 3)	`keunggulan/keunggulan-per-menu/buku-pengawasan-turunan-gaji.md`

Terakhir diperbarui: 13-05-2026