Buku Pengawasan Gaji
Lokasi sidebar: Buku Pengawasan → Gaji
Saat Tahun Buku LAMPAU, menu ini juga dapat diakses via Data Awal → Hutang → Gaji dengan judul berubah jadi “Saldo Akhir Hutang Gaji”.
1. Deskripsi Singkat
Buku Pengawasan Gaji adalah halaman untuk mencatat dan melacak hutang gaji perusahaan ke karyawan per bulan. Berbeda dengan aplikasi payroll yang fokus per-karyawan, Booku memandang gaji sebagai tagihan korporat per bulan — Anda input sekali sebulan (atau beberapa kali kalau ada gelombang pembayaran), lalu Booku otomatis bentuk jurnal yang sangat detail (sampai 23 baris debet + 11 baris kredit) untuk pencatatan akuntansi yang akurat.
Setiap baris di tabel mewakili 1 bulan (di mode REKAP) atau 1 input gaji (di mode DETAIL/ALL). Anda bisa langsung melakukan pembayaran ke karyawan dari menu ini — tanpa perlu pindah ke menu Bukti Pengeluaran.
2. Sekilas Keunggulan
Apa yang membuat menu ini istimewa di Booku:
- Jurnal granular otomatis — sekali Simpan, Booku bentuk sampai 23 baris debet + 11 baris kredit terpisah per komponen biaya (Gaji, BPJS TK JKK/JKM, BPJS TK JHT/IP, BPJS Kesehatan, Tunjangan PPh 21, dll.). Anda tidak perlu hafal akun mana yang dipakai.
- Auto-fill potongan BPJS — saat Anda mengisi komponen BPJS, field Potongan BPJS otomatis terhitung. Sinkron dengan menu Buku Pengawasan Turunan Gaji.
- PPh Pesangon cerdas — kalau Pesangon > Rp 50 juta, Booku otomatis tanya apakah ada PPh untuk Pesangon. Anda tidak perlu hafal tarif progresifnya.
- 3 mode tampilan — REKAP (12 bulan ringkas), DETAIL (1 bulan rinci), ALL (1 tahun lengkap dengan subtotal). Pilih sesuai kebutuhan.
- Pembayaran 1-klik — klik Bayar, form Pengeluaran Bank/Cash terbuka dengan tagihan dan sisa pembayaran sudah terisi otomatis.
📖 Detail lengkap:
Keunggulan Buku Pengawasan Gaji di Booku
3. Kegunaan
Pakai menu ini saat:
| Skenario | Yang Dilakukan |
|---|---|
| Akhir/awal bulan, hitung gaji karyawan | Input Gaji untuk bulan tsb (komponen Produksi + Administrasi + Potongan) — Booku otomatis bentuk jurnal |
| Mau bayar gaji karyawan | Klik kanan baris bulan → Bayar → form Pengeluaran terbuka dengan sisa pembayaran terisi |
| Mau lihat status pembayaran semua bulan | Mode REKAP — 12 baris bulan + kolom Sisa Pembayaran + status Lunas/Belum Lunas |
| Mau lihat rincian gaji 1 bulan tertentu | Filter Bulan = nama bulan (mode DETAIL) — tampil semua input gaji bulan tsb |
| Mau cetak laporan komprehensif setahun | Filter Bulan = ALL — semua rincian dengan subtotal per bulan + grand total |
| Mau input saldo awal hutang gaji (Tahun Buku LAMPAU) | Pakai via Data Awal → Hutang → Gaji |
| Edit / hapus input gaji yang salah | Klik kanan baris di mode DETAIL/ALL → Edit / Hapus (asalkan tahun aktif & belum dibayar) |
4. Pra-syarat
Sebelum pakai menu ini, pastikan:
- COA Tautan sudah ter-set untuk semua akun yang dipakai (Biaya Gaji Produksi, Biaya Gaji Administrasi, Biaya BPJS, Hutang Gaji, Hutang BPJS, Hutang PPh 21 Rutin/Pesangon, dst.) — biasanya sudah default saat registrasi perusahaan
- Tahun Buku Aktif sudah benar (lihat indikator di pojok kanan atas)
- Data Karyawan sudah terisi (untuk Lawan Transaksi otomatis “Karyawan”)
- Komponen gaji per divisi sudah ditentukan kebijakannya (mana yang masuk Produksi, mana Administrasi — biasanya keputusan dari sisi accounting/HR perusahaan)
5. Cara Mengoperasikan
5.1 Buka Menu
- Klik Buku Pengawasan di sidebar
- Klik Gaji
Halaman akan menampilkan tabel dengan mode REKAP (default) — 12 bulan Januari–Desember untuk Tahun Buku Aktif.
5.2 Ganti Tahun yang Ditampilkan
Di header halaman, ada dropdown Tahun. Pilih tahun lain untuk melihat data tahun tersebut. Tahun-tahun yang tersedia adalah tahun yang sudah punya database transaksi (tahun yang sudah pernah dibuka).
5.3 Ganti Mode Tampilan
Dropdown Bulan sekaligus jadi pemilih mode:
| Pilihan | Mode |
|---|---|
| REKAP (default) | 12 bulan ringkas, 1 baris per bulan |
| Januari, Februari, …, Desember | DETAIL — rincian input gaji bulan tertentu |
| ALL | Semua input gaji setahun, dikelompokkan per bulan |
5.4 Input Gaji Baru
- Klik tombol Tambah di toolbar (atau + Tambah di pojok kanan atas)
- Form Input Gaji akan muncul dengan layout 3-panel:
- Header: Bulan, Tanggal, pilihan PPh Rutin (Dipotong/Ditanggung), pilihan PPh Pesangon (Dipotong/Ditanggung, otomatis aktif jika Pesangon > 50jt)
- Bagian Produksi (panel kiri): Gaji 1-4 + THR/Bonus + Tunjangan PPh 21 + BPJS TK JKK/JKM + BPJS TK JHT/IP + BPJS Kesehatan + Asuransi + Pesangon + 2 field “Dibayar Karyawan”
- Bagian Administrasi (panel tengah): struktur identik dengan Produksi
- Potongan + Ringkasan (panel kanan): 8 jenis potongan + subtotal otomatis (Jumlah Gaji Kotor, Jumlah Potongan, Jumlah Gaji Dibayarkan)
- Pilih Bulan — Tanggal Transaksi otomatis terisi tanggal 24 bulan tsb (umumnya tanggal cut-off payroll)
- Pilih mode PPh Rutin (Dipotong = potong dari gaji; Ditanggung = perusahaan bayar)
- Isi komponen Bagian Produksi & Administrasi sesuai data divisi
- Subtotal akan otomatis dihitung saat Anda mengetik (Jumlah Gaji Bagian Produksi, Jumlah Gaji Bagian Administrasi, Jumlah Gaji Kotor)
- Isi kolom Potongan — kalau ada potongan BPJS Kesehatan/TK, biasanya otomatis terisi dari komponen BPJS yang sudah Anda input
- Jika Pesangon > Rp 50 juta dan mode TAMBAH, Booku akan tanya: “Apakah ada PPh untuk Pesangon?” — jawab Ya untuk aktifkan field PPh Pesangon
- Klik Simpan
Booku akan otomatis bentuk jurnal voucher (NomorJV baru) dan simpan ke tabel pengawasan gaji.
5.5 Edit Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris input gaji → Edit
- Form Input Gaji terbuka dengan data terisi
- Ubah field yang perlu, lalu Simpan
Catatan:
- Mode EDIT: tombol Reset disabled, pilihan PPh Rutin & Pesangon disabled (tidak bisa ganti mode setelah save pertama)
- Hanya bisa edit jika tahun aktif & belum ada pembayaran untuk bulan tsb
5.6 Hapus Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris input gaji → Hapus
- Konfirmasi penghapusan
Catatan: Hanya level SuperUser (admin tertinggi) yang bisa hapus. Hapus juga akan menghapus jurnal voucher terkait.
5.7 Bayar Gaji
- Filter Bulan ke mode REKAP
- Klik kanan baris bulan yang belum lunas (kolom Sisa Pembayaran > 0) → Bayar
- Drawer Detail Pembayaran terbuka di sisi kanan, sekaligus modal Input Pengeluaran Bank/Cash muncul dengan:
- Kategori: Pembayaran Hutang (terkunci)
- Peruntukan: Pembayaran Hutang Gaji (terkunci)
- Kode/Nama Lawan Transaksi: terisi otomatis (KRY / Karyawan)
- Tabel kanan: 1 baris tagihan “Pembayaran Gaji {Bulan}” dengan Jumlah Tagihan, Sudah Dibayar, Sisa Tagihan, dan Jumlah Bayar default = sisa
- Pilih Sarana Pembayaran (bank / cash)
- Pilih Tanggal Bayar
- Sesuaikan Jumlah Bayar kalau perlu (boleh kurang dari sisa untuk pembayaran parsial)
- Klik Simpan
5.8 Lihat Detail Pembayaran
- Mode REKAP, double-click baris bulan atau klik kanan → Detail Pembayaran
- Drawer terbuka di kanan dengan:
- Info Header: Nomor BPHG, Bulan, Jumlah Gaji Dibayarkan
- Tabel Pembayaran: tanggal, No. KK, Penerima, Jumlah Bayar
- Summary: Jumlah Gaji Dibayarkan (Hutang), Total Pembayaran, Sisa Pembayaran, Status (Lunas / Belum Lunas)
- Di drawer Anda juga bisa: tambah pembayaran lagi (kalau belum lunas), lihat jurnal pembayaran via menu ⋮
5.9 Lihat Jurnal Gaji
- Filter Bulan ke mode DETAIL atau ALL
- Klik kanan baris → Lihat Jurnal
- Modal Jurnal Voucher muncul menampilkan ~30+ baris jurnal (Debet komponen biaya + Kredit potongan + Kredit Hutang Gaji)
5.10 Drill-Down dari Mode REKAP ke DETAIL Bulan
Di mode REKAP, double-click baris bulan → filter Bulan otomatis berubah ke nama bulan tsb (mode DETAIL). Berguna kalau Anda mau lihat rincian gaji bulan tsb tanpa pakai dropdown.
6. Penjelasan Field/Input (Form Input Gaji)
Header
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Bulan | Bulan yang gajinya di-input | Ya | Mode EDIT: terkunci |
| Tanggal Transaksi | Tanggal pencatatan jurnal | Ya | Auto-fill ke tanggal 24 bulan terpilih; tahun harus = Tahun Buku Aktif |
| PPh Rutin | Mode PPh 21 untuk gaji rutin (Dipotong/Ditanggung) | Ya | Mode EDIT: terkunci |
| PPh Pesangon | Mode PPh 21 untuk Pesangon | Tidak (kecuali ada Pesangon > 50jt) | Auto-enable jika Pesangon > 50jt |
Bagian Produksi (& Administrasi — struktur identik)
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Gaji 1-4 | Gaji pokok + tunjangan tetap (4 slot) | Tidak | Kolom 2-4 untuk komponen tambahan (mis. tunjangan jabatan, transport) |
| THR/Bonus | THR & bonus | Tidak | |
| Tunjangan PPh 21 | Tunjangan untuk meng-cover PPh 21 (gross-up) | Tidak | |
| BPJS TK JKK/JKM | Iuran BPJS TK porsi perusahaan (JKK + JKM) | Tidak | |
| BPJS TK JHT/IP | Iuran BPJS TK porsi perusahaan (JHT + JP/IP) | Tidak | |
| BPJS Kesehatan | Iuran BPJS Kesehatan porsi perusahaan | Tidak | |
| Asuransi Karyawan | Asuransi swasta tambahan | Tidak | |
| Pesangon Karyawan | Pesangon (PHK / pensiun) | Tidak | Trigger toggle PPh Pesangon jika > 50jt |
| Jumlah Gaji Produksi/Adm | Subtotal otomatis | (auto) | Read-only |
| BPJS TK JHT/IP Dibayar Karyawan | Porsi karyawan (pengurang) untuk auto-fill Potongan BPJS TK | Tidak | |
| BPJS Kesehatan Dibayar Karyawan | Porsi karyawan (pengurang) untuk auto-fill Potongan BPJS Kes | Tidak |
Potongan
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Potongan Hutang BPJS Kesehatan | Iuran BPJS Kesehatan yang dipotong dari gaji | Tidak | Auto-fill dari komponen BPJS Kesehatan |
| Potongan Hutang BPJS Ketenagakerjaan | Iuran BPJS TK yang dipotong dari gaji | Tidak | Auto-fill dari komponen BPJS TK |
| Potongan Hutang Koperasi | Simpanan / angsuran koperasi karyawan | Tidak | |
| Potongan Hutang PPh 21 Rutin | PPh 21 dipotong dari gaji rutin | Wajib jika PPh Rutin = Dipotong | |
| Potongan Hutang PPh 21 Pesangon | PPh 21 dipotong dari Pesangon | Wajib jika PPh Pesangon = Dipotong | |
| Potongan Hutang Serikat | Iuran serikat pekerja | Tidak | |
| Potongan Kasbon Karyawan | Pelunasan kasbon karyawan | Tidak | |
| Potongan Lainnya | Potongan lain-lain | Tidak | |
| Jumlah Potongan | Subtotal otomatis | (auto) | Read-only |
Ringkasan
| Field | Kegunaan | Wajib? | Validasi/Catatan |
|---|---|---|---|
| Jumlah Gaji Kotor | Produksi + Administrasi | (auto) | Read-only |
| Jumlah Gaji Dibayarkan | Gaji Kotor − Potongan | (auto) | Read-only. Tidak boleh negatif |
| PPh Ditanggung Rutin | PPh 21 Rutin yang perusahaan tanggung | Wajib jika PPh Rutin = Ditanggung | |
| PPh Ditanggung Pesangon | PPh 21 Pesangon yang perusahaan tanggung | Wajib jika PPh Pesangon = Ditanggung | |
| Keterangan | Catatan tambahan | Tidak |
7. Cara Kerja di Balik Layar
Saat Anda klik Simpan di form Input Gaji, Booku melakukan:
- Validasi 9 langkah (Bulan terisi, Tanggal valid, PPh mode konsisten dengan nilai, dst.)
- Generate Nomor JV baru (lock dengan retry kalau ada multi-user race)
- Simpan data ke tabel pengawasan gaji
- Bentuk jurnal otomatis — sampai 23 baris debet (per komponen biaya, Produksi & Administrasi) + 11 baris kredit (8 potongan + Hutang Gaji + 2 PPh Ditanggung). Baris dengan jumlah = 0 di-skip
- Simpan jurnal ke buku besar dalam transaksi database yang sama dengan tabel pengawasan — kalau salah satu gagal, semua di-rollback otomatis
Saat Anda Bayar:
- Booku query agregat hutang bulan tsb dari semua input gaji (handle kasus multi-input per bulan)
- Hitung sisa = total hutang − total yang sudah dibayar
- Buka form Pengeluaran Bank/Cash dengan tagihan terisi otomatis
- Setelah simpan: jurnal pembayaran terbentuk (Debet: Hutang Gaji, Kredit: Bank/Kas), tabel Pengawasan ter-update sisa pembayaran
8. Hubungan dengan Menu Lain
| Menu Terkait | Hubungan |
|---|---|
| Buku Pengawasan Turunan Gaji | Potongan BPJS / Koperasi / Serikat yang Anda input di sini akan muncul sebagai Jumlah Potongan di menu Turunan Gaji bulan yang sama. Kalau jumlah tagihan ke pihak ketiga (BPJS / Koperasi / Serikat) ≠ potongan dari gaji, akan ada Selisih di menu Turunan. |
| Bukti Pengeluaran Bank/Cash | Pembayaran gaji ke karyawan tercatat di sini (Kategori: Pembayaran Hutang, Peruntukan: Pembayaran Hutang Gaji). |
| Data COA | Visibility kolom & label di menu Gaji ditentukan oleh setting COA. Kalau Anda set visibility “Tidak” untuk akun tertentu, kolomnya otomatis hidden. |
9. Catatan & Pitfalls
| Catatan | Penjelasan |
|---|---|
| Multi-record per bulan diperbolehkan | Booku tidak membatasi 1 bulan = 1 input. Anda bisa pecah per divisi, per gelombang pembayaran, dll. Di mode REKAP, semuanya diakumulasi otomatis. |
| PPh Pesangon threshold 50jt | Threshold ini adalah aturan PPh 21 final progresif Indonesia (sampai 50jt = 0%, 50-100jt = 5%, dst.). Booku otomatis trigger toggle PPh Pesangon di angka ini. |
| Mode TAMBAH vs EDIT | Setelah Simpan pertama, mode PPh (Rutin & Pesangon) terkunci untuk hindari inkonsistensi jurnal. Kalau salah pilih, Anda harus Hapus + input ulang. |
| Visibility COA mempengaruhi visible field | Kalau perusahaan tidak punya komponen tertentu (mis. tidak ada Asuransi terpisah), set Visibility = “Tidak” di Data COA → field-nya otomatis hidden di form Input Gaji. |
| Mode REKAP menampilkan 12 baris fixed | Termasuk bulan kosong (tampil ”-”). Tombol Tambah di toolbar adalah satu-satunya entry untuk input baru — klik kanan baris kosong tidak menampilkan menu. |
| Drawer Bayar hanya di mode REKAP | Karena pembayaran di-track per bulan (Nomor BPHG). Di mode DETAIL/ALL, klik kanan menampilkan Edit/Hapus/Lihat Jurnal (record-level). |
| Auto-fill Potongan BPJS hanya aktif di JalurMasuk Default | Kalau Anda buka form Input Gaji dari menu Turunan BPJS untuk koreksi cepat, field Potongan BPJS dapat di-edit manual. |
| Edit/Hapus diblokir kalau sudah ada pembayaran | Untuk hindari inkonsistensi jurnal. Kalau memang perlu, hapus dulu pembayarannya. |
10. Referensi Teknis
| Topik | Dokumen |
|---|---|
| Keunggulan Booku di menu ini | keunggulan/keunggulan-per-menu/buku-pengawasan-gaji.md |
Terakhir diperbarui: 23-05-2026 (file baru — 13 section standar, mencakup 3 mode tampilan, Input Gaji 3-panel, jurnal otomatis 23+11, Pembayaran 1-klik via drawer, integrasi Turunan Gaji)